Obsah

• Kroky
• Tipy
• Varovania

Tlačová správa (alebo tlačová správa) je písomné vyhlásenie pre médiá. Môže oznamovať širokú škálu noviniek, vrátane naplánovaných udalostí, osobných akcií, ocenení, nových produktov a služieb, správ o predaji atď. Môže sa tiež použiť na vytvorenie zaujímavého príbehu. Reportéri a profesionáli žánru sú ochotnejší zvážiť myšlienku príbehu, ak dostanú tlačovú správu z prvej ruky. Je to základný nástroj reklamnej práce, ktorý môže použiť každý, kto je ochotný ho použiť. Ukážeme vám, ako na to.

Kroky

Metóda 1 z 2: Vytvorenie vzhľadu

1. 

   Napíšte originálny nadpis. Malo by to byť stručné, jasné a priame: ultrakompaktná verzia hlavného bodu tlačovej správy. Mnoho odborníkov v oblasti PR (tlačová správa) odporúča napísať nadpis na koniec, po zvyšok písania dokumentu. A budete postupovať podľa týchto pokynov, pokračujte a vráťte sa k písaniu nadpisu, akonáhle je zvyšok hotový. O nadpise sa vie, že je atraktívnym prvkom, a je veľmi dôležitý pre celú tlačovú správu.
   • WikiHow je považovaný za najspoľahlivejší zdroj informácií. Pozri ako to funguje? Teraz sa chcete dozvedieť viac! Spravodajstvo uvádza titulky, ktoré majú „príťažlivosť“, aby pritiahli pozornosť novinárov - to isté platí pre žurnalistiku, kde nadpis slúži na prilákanie čitateľov. Môže popisovať najnovšie úspechy organizácie, nedávne spravodajské udalosti, nový produkt alebo službu ...
   • Nadpisy napísané tučným písmom! Tučný nadpis zvyčajne používa väčšie písmo ako pôvodný text. Konvenčné nadpisy tlačových správ používajú súčasný indikatívny a vylučujúci články (definované alebo nedefinované) a dokonca aj určité slovné formality.
   • Prvé písmeno je veľké. Rovnako ako všetky podstatné mená. Väčšina slov v nadpise sa zobrazuje malými písmenami, aj keď na vytvorenie atraktívnejšieho vzhľadu používajú štylizované písmo. Nedávajte VŠETKY slová do VEĽKÝCH VEĽKÝCH písmen.
   • Extrahujte dôležité kľúčové slová. Najjednoduchšou metódou na vytvorenie nadpisu tlačovej správy je extrahovanie najdôležitejších kľúčových slov z dokumentu. Pomocou týchto kľúčových slov sa pokúste vytvoriť logické a presvedčivé tvrdenie. Ak za nadpis uvediete súhrnnú vetu, platia rovnaké pravidlá. Vďaka včasnému použitiu kľúčových slov sa lepšie zviditeľníte vo vyhľadávacích nástrojoch a zjednodušíte prácu, ktorú budú novinári a čitatelia musieť pochopiť, aby pochopili podstatu obsahu tlačovej správy. Sledujte kroky v tomto prvom kroku a všimnite si, ako by mohli byť všetky nadpisom tlačovej správy.

2. 

   
   
   Napíšte kópiu vývoja. Tlačová správa by mala byť napísaná tak, ako by mala byť v novinách. A pamätajte na toto: väčšina novinárov je príliš zaneprázdnená a nemá čas skúmať veľkú reklamu svojej spoločnosti. To, čo napíšete v tlačovej správe, bude to, čo novinári použijú pri komunikácii o veľkej udalosti. Bez ohľadu na to, čo chcete, aby povedali, zamerajte sa na to.
   • Začnite dátumom a mestom, od ktorého tlačová správa pochádza. Mesto je možné vynechať, ak to spôsobuje zmätok - napríklad ak je prepustenie napísané vo Florianópolise a zaoberá sa udalosťami, ktoré nastanú v divízii São Paulo.
   • Prvá veta by mala čitateľa zaujať a výstižne povedať, čo sa deje. Napríklad ak má nadpis „Carpren Editora uvádza nový román druhej svetovej vojny“, môže sa zdať prvá veta: „Carpren Editora, Ltd., dnes uviedla svoje prvé dielo o druhej svetovej vojne od renomovaného autora Arcyho Kaya“. To dostatočne rozširuje nadpis, aby pridal nejaké podrobnosti, a núti čitateľa siahnuť hlbšie do deja. Ďalšie vety by mali rozšíriť obsah prvej vety.
   • Bod vývoja tlačovej správy musí byť kompaktný. Nepoužívajte veľmi dlhé vety a odseky. Vyvarujte sa opakovaniu a nadmernému používaniu žargónu a veľmi kultivovaného jazyka. Hľadajte jednoduchosť a nepremrhajte slovami.
   • Prvý odsek (dve až tri vety) by mal zhrnúť celé tlačové vyhlásenie a je potrebné ho podrobnejšie rozpracovať. V rýchlo sa rozvíjajúcom svete by novinári ani čitatelia nechceli čítať celú tlačovú správu, ak by jej začiatok nevyvolal záujem.
   • Zaoberajte sa faktami - udalosťami, produktmi, službami, ľuďmi, cieľmi, cieľmi, plánmi, projektmi. Snažte sa čo najviac využiť tvrdé tvrdenia. Toto sú správy. Jednoduchým spôsobom, ako napísať efektívnu tlačovú správu, je vytvoriť zoznam s nasledujúcimi objasneniami: Kto, čo, kedy, kde, prečo a ako.

3. 

   
   
   Jasne komunikujte päť otázok: SZO? Čo / ktoré? Kedy? Kde? Pretože? Ako? Päť otázok by malo čitateľovi naznačiť všetko, čo potrebuje vedieť. Zvážte nižšie uvedený zoznam úloh v kontexte s použitím vyššie uvedeného príkladu na vygenerovanie našej tlačovej správy:
   • O koho ide? Carpren Editora.
   • Čo je nové? Carpren Editora uvádza na trh knihu.
   • Kedy sa to stane? Zajtra
   • Kde sa to stane? Zajtra na všetkých hlavných trhoch.
   • Prečo sú to správy? Prečo knihu napísal renomovaný autor Arcy Kay.
   • Ako sa to stane? Hlavnou udalosťou je uvedenie na trh v São Paule, po ktorom nasleduje prehliadka všetkých metropolitných oblastí mesta.
     • Ak máte definované základné informácie, vyplňte zvyšné miesta informáciami o ľuďoch, produktoch, položkách, dátumoch a ďalších veciach týkajúcich sa noviniek.
     • Ak vaša spoločnosť nie je hlavnou témou správ, ale je zdrojom tlačovej správy, objasnite to pri vývoji.
   • Snažte sa to skrátiť a buďte priami. Ak posielate kópiu, text musí byť dvojitý.
   • Čím je tlačová správa viditeľnejšia, tým je väčšia šanca, že si ju vyberie novinár, ktorý má záujem o jej uverejnenie. Zistite, čo „novinky“ znamenajú pre daný trh, a využite tieto znalosti na prilákanie redaktora alebo reportéra.

4. 

   
   
   Vytvorte pre svoje publikum čistú, svižnú a použiteľnú tlačovú správu. Osoba, ktorá dostane tlačovú správu, pravdepodobne bude mať tucet podobných dokumentov, ktoré čakajú na ignorovanie. Ak chcete, aby bol váš vyvolený, musí to byť dobré. Nemusí to byť len dobré, ale musí to byť veľmi blízko k tomu, aby ste boli „publikovateľní“.
   • Keď sa redaktor pozrie na vašu prácu, v prvej sekunde si premyslí, ako dlho bude trvať jej vytlačenie. Ak je vaša práca plná chýb, bez obsahu alebo je potrebné ju oživiť, novinári nebudú strácať čas. Uistite sa teda, že máte dobrú gramatiku, všetky základy a dobrý predmet, ktorý musíte zvládnuť.
   • Prečo by týmto ľuďom malo záležať na tom, čo hovoríte? Ak to posielate správnemu publiku, bude to zrejmé. Inak prečo strácate čas? Poskytnite novinky správnym ľuďom (novinky, nie reklama) a budete na dobrej ceste.
     • Ľuďom bude viac záležať, ak dokument pošlete ráno. To im dáva čas na kontrolu prepustenia, keď pracujú. Buď pekný

5. 

   Dajte to všetko dokopy. Na podporu tlačovej správy uveďte odkazy na ďalšie informácie. Poskytuje spoločnosť, ktorú predávate, online ďalšie informácie, ktoré by mohli zaujímať čitateľov? Skvelé - pridajte ich.
   • Ak ste nervózni z toho, čo máte, urobte si malý prieskum toho, čo už bolo vydané. Pravdepodobne už niekto napísal niečo o udalosti podobnej tej, ktorej sa venujete.

Metóda 2 z 2: Zvládnutie formátu

1. 

   Pochopte základnú štruktúru. Dobre, teraz, keď máte objem, ako to dáte na papier? No, pre začiatočníkov, vyrežte nástavec. Tlačová správa musí mať najviac jednu stránku rozšírenia. Nikto nebude strácať čas 5 odsekmi, ak sa nezaoberáte ničím iným ako druhou svetovou vojnou. Budete to potrebovať (niektoré prvky už boli komentované):
   • NA OKAMŽITÉ UVOĽNENIE by sa mali zobraziť v hornej časti stránky na ľavom okraji.
     • Ak je na vydanie uvalené embargo, uveďte „EMBARGADO AŽ ...“ s dátumom zverejnenia príbehu. Vydanie bez dátumu zverejnenia bude pravdepodobne musieť byť vydané okamžite.
   • Nadpis, zvyčajne tučným písmom, by mal byť pod ním v strede.
     • Ak chcete, vložte podnadpis kurzívou (krátko urobte nadpis).
   • Prvý odsek: Najdôležitejšie informácie. Môže to vyzerať ako správa, pretože sa to začína dátumom alebo miestom, odkiaľ informácie pochádzajú.
   • Druhý (a pravdepodobne tretí) odsek (-y) : sekundárne informácie. Mal by obsahovať citáty a fakty.
   • Štandardné informácie: viac o tvoj spoločnosti. Kto si vlastne? Aký je váš životopis? Aký je tvoj cieľ?
   • Kontaktné informácie: viac o autorovi (pravdepodobne vy!). Ak dokument niekoho zaujme, bude sa snažiť zistiť o vás viac!
   • Multimédiá: v súčasnej dobe je vždy treba pracovať cez Twitter.

2. 

   Štandardné informácie napíšte pod vývoj vydania. To znamená, že teraz je čas zahrnúť informácie o vašej spoločnosti. Keď novinár prevezme vašu tlačovú správu, mal by, samozrejme, v správach spomenúť vašu spoločnosť. Novinári môžu získať informácie o spoločnosti v tejto časti.
   • Názov tejto sekcie by mal byť „About (Company XYZ)“.
   • Za nadpisom opíšte odsek alebo dva. Každý odsek musí mať 5 až 6 riadkov. Text musí popisovať spoločnosť, podnikanie, ktoré robí, a jej politiku. Mnoho spoločností už má profesionálne napísané brožúry, prezentácie, obchodné plány atď. Tento úvodný text je možné umiestniť tu.
   • Na konci tejto časti uveďte svoj web. Odkaz musí byť presný a úplný, bez vkladania, aby sa odkaz vytlačil tak, ako je. Napríklad: http://www.example.com, a nie Kliknutím sem navštívite webovú stránku.
   • Spoločnosti, ktoré na svojich webových stránkach udržiavajú samostatnú mediálnu stránku, by tu mali uviesť túto adresu URL. Na stránke médií sú zvyčajne kontaktné informácie a tlačové sady.

3. 

   Pridajte svoje kontaktné informácie. Ak je tlačová správa skutočne novinkou, novinári by pravdepodobne chceli viac informácií alebo rozhovory s ľuďmi spojenými s tlačovou správou. Ak vám táto myšlienka vyhovuje, kontaktné informácie môžete poskytnúť na stránke tlačovej správy. Napríklad v prípade inovácie môžete médiám poskytnúť kontaktné informácie pre svoj výskumný / technický tím.
   • Ak nie, musíte uviesť podrobnosti vo svojom mediálnom oddelení v sekcii „Kontakty“. Ak nemáte tím zaoberajúci sa touto úlohou, budete musieť vymenovať niekoho, kto slúži ako spojovací článok medzi médiami a ľuďmi.
   • Kontaktné údaje musia byť obmedzené a musia sa týkať iba aktuálnej tlačovej správy. Kontaktné údaje musia obsahovať:
     • Oficiálny názov spoločnosti
     • Oficiálny názov mediálneho oddelenia a personálu, ktorý je potrebné kontaktovať
     • Adresa kancelárie
     • Faxové a telefónne číslo so zvýraznenými kódmi miest
     • Číslo mobilného telefónu (voliteľné)
     • Časy dostupnosti
     • Emailové adresy
     • Adresy webových stránok

4. 

   Ak je to možné, uveďte odkaz na online kópiu rovnakého vydania. Je dobrým zvykom viesť si na svojej webovej stránke denník všetkých svojich tlačových správ. To môže okrem udržiavania záznamu na historické účely uľahčiť vytváranie odkazov.

5. 

   Koniec tlačovej správy podpíšte tromi hashtagovými symbolmi ###. Vycentrujte ich priamo pod poslednú vetu dokumentu. Toto je novinársky vzor. Vyzerá to, že tweetujete, ale nie je to pravda. Tak sa to robí.

Tipy

• Vo svojom vydaní uveďte „kde nájsť“. Tieto informácie sú založené na tom, čo chcete, aby verejnosť urobila s informáciami, ktoré ponúkate. Napríklad chcete, aby si čitatelia kúpili váš produkt? Ak je to tak, uveďte informácie o tom, kde je produkt dostupný. Chcete, aby čitatelia navštívili váš web, aby sa zúčastnili súťaže alebo sa dozvedeli viac informácií o vašej spoločnosti? Potom uveďte adresu webovej stránky alebo telefónne číslo.
• Vložte názov svojej spoločnosti do nadpisu, podnadpisu a prvého odseku textu, aby ste sa lepšie zviditeľnili vo vyhľadávacích nástrojoch a pre novinárov a čitateľov. Ak posielate hotovú kópiu, uveďte prosím hlavičku spoločnosti.
• Vyhľadajte na internete posledné tlačové správy, aby ste pochopili ich tón, jazyk a štruktúru.
• Personalizujte každú tlačovú správu názvom typu média a reportéra, ktorý sa týka oblasti súvisiacej s vašou témou. Tieto informácie možno nájsť na mediálnej webovej stránke. Zaslanie tej istej tlačovej správy na niekoľko rôznych mediálnych kanálov ukazuje, že namiesto zamerania na konkrétny trh používate „skratky“.
• Zašlite svoje vydanie e-mailom a použite jednoduché formátovanie. Príliš dlhá alebo príliš farebná tlačová správa nepomáha prilákať pozornosť čitateľov; sú tým rozptýlení. Tlačovú správu odošlite do tela e-mailu, nie ako prílohu. Ak potrebujete poslať prílohu, urobte to vo formáte txt. Dokumenty programu Word sú prijateľné na väčšine počítačov, ale ak používate najaktuálnejšiu verziu (.docx), uložte ju do staršej verzie (.doc). Najmä noviny majú obmedzený rozpočet a nemajú najnovšie verzie. Formát PDF používajte, iba ak odosielate tlačovú súpravu s veľkým počtom grafiky. Neposielajte ručne písaný a naskenovaný súbor - bude to strata času. Stačí napísať správu priamo do tela e-mailu.
• Neskorší hovor môže pomôcť zmeniť tlačovú správu na úplné správy.
• Nepoužívajte žargón alebo konkrétne technické výrazy. Ak presnosť vyžaduje použitie výrazu špecifického pre dané odvetvie, definujte ho.
• Načasovanie tlačovej správy je veľmi dôležité. Musí to byť relevantné a nedávne, a nie príliš staré alebo vzdialené.
• Ako predmet e-mailu použite nadpis. Ak ste napísali dobrý pútavý nadpis, pomôže vám to vyniknúť v e-mailovej schránke vydavateľa.
• Nestrácajte čas písaním nadpisu, kým nebude pripravené vydanie. Redaktori novín napíšu skutočný nadpis, je však potrebné vytvoriť atraktívny titul pre vydanie. Nadpis môže byť vašou jedinou šancou. Nech je to stručné a vecné. Pred dokončením vydania budete strácať čas jeho písaním. Stále presne neviete, čo na to povie vaša vlastná osoba alebo respondent. Po dokončení konceptu môžete hlavný text revidovať alebo nie. Až po dokončení konceptu vytvorte nadpis.

Varovania

• Vždy uveďte cenovú ponuku - najlepšie od vedúceho zapojeného do predmetu tlačovej správy. Text musí mať aktuálny citát a musí byť pravdivý. V každom prípade je nevyhnutné skontrolovať, či osoba, ktorá má byť citovaná, súhlasí s citáciou. Citát umožňuje zaneprázdnenému novinárovi pripraviť celý článok bez toho, aby s danou osobou musel robiť rozhovor.
• Pamätajte vždy na to, že veľa redaktorov je ohromených a tímov ubúda. Ak im môžete uľahčiť život, je pravdepodobnejšie, že vaše vydanie bude zverejnené. Tlačová správa bude vydaná v minimálnych vydaniach, ak je napísaná s ohľadom na samotnú publikáciu. Ale ak vyplníte text reklamnými frázami a nepoužívate publicistický jazyk atď., Editor určite pohrdne vašim textom a vymaže ho. Každý hovorí, že sú vodcovia. Nestrácajte čas redaktora. Miesto na vloženie popisu spoločnosti je v sekcii „o spoločnosti XX“. Nezabudnite uviesť presné a vecné informácie.
• Články by mali byť čo najviac pozitívne a animované. Vyvarujte sa fráz ako „po rezignácii predchádzajúceho prezidenta spoločnosti“ alebo „po období nečinnosti“. Novinár sa môže rozhodnúť, že tieto problémy vyšetrí namiesto toho, aby písal o téme tlačovej správy. Aj keď sú okolnosti úplne neškodné, napríklad odchod z funkcie prezidenta zo zdravotných dôvodov, nemusí byť výsledok podľa očakávaní.
• Neposkytujte kontakt s inými ľuďmi bez ich súhlasu. Osoba musí byť navyše k dispozícii počas všetkých pracovných hodín niekoľko dní po zverejnení.
• Pri zasielaní tlačovej správy nedávajte do predmetu e-mailu výraz „tlačová správa“. Splývate iba s davom. Pokúste sa získať pozornosť editora tým, že urobíte atraktívny predmet, napríklad „Brand Co. vyhráva štátne zákazky vo výške 30 miliárd dolárov.“