Obsah

• stupňa
• Časť 1 Usporiadajte v čase a priestore
• Časť 2 Správa e-mailov
• Časť 3 Riadenie času
• Časť 4 Udržiavanie fyzického a duševného zdravia

V tomto článku: Usporiadanie času a správy vesmíru EmailManaging TimeMaintaining Physical and Mental Health15 Reference

Organizácia je kvalita, ktorú hľadajú náboroví pracovníci, pretože je to jeden z najlepších prostriedkov na zabezpečenie kvalitnej práce. Mnoho zamestnancov napriek tomu čelí rôznym stupňom organizačných ťažkostí.Ak ste jej súčasťou, vedzte, že existujú jednoduché a efektívne riešenia. vám poskytuje niekoľko tipov, ktoré vám uľahčia profesionálny život vďaka lepšej organizácii.

stupňa

Časť 1 Usporiadajte v čase a priestore

1. 
   

   
   Zaznamenajte svoje činnosti v novinách. Venujte týždeň hodnoteniu každej svojej činnosti. Tento typický týždeň vám umožní mať prehľad o vašich každodenných úlohách. Budete ich schopní klasifikovať podľa času, ktorý požadujú, a cieľov, ktoré vám umožnia dosiahnuť.

2. 
   

   
   Určite vrcholy produktivity. Niektorí ľudia sú aktívnejší ráno, zatiaľ čo iní efektívnejšie po obede. Nech je pre vás ten najlepší čas, využite ho na splnenie najdôležitejších a komplexných úloh.

3. 
   

   
   
   
   Uprednostnite svoje úlohy. Zvyknite si mať denník v papierovej alebo digitálnej podobe. Pred odchodom v noci alebo príchodom dopoludnia si označte najdôležitejšie činnosti: správu, ktorá sa má vypracovať v krátkom čase, pripravte si schôdzku ... To vám umožní dať čas a energiu potrebnú na každú úlohu bez rozptylu. Zostaňte však dostatočne flexibilní, aby v prípade zmeny okolností mohli obsahovať nové požiadavky. Ak si nie ste istí relatívnou dôležitosťou úlohy, požiadajte o podrobnosti svojho spolupracovníka alebo nadriadeného.

4. 
   

   
   Rýchlo odošlite malé úlohy. Prioritizácia neznamená odkladanie! Inými slovami, ak máte nedôležité, ale ľahko dosiahnuteľné úlohy, neodkladajte ich cez noc. Postarajte sa o tieto malé činnosti čo najrýchlejšie, aby ste sa mohli zamerať na najdôležitejšie body.

5. 
   

   
   
   
   Usporiadajte si svoj pracovný priestor. Či už máte malú kanceláriu alebo skutočnú izbu, váš priestor musí viesť k efektívnej práci! Špinavý pracovný priestor môže spôsobiť stres a obmedziť vašu produktivitu. Nejde o to, stať sa záchodovým maniakom! Stačí si zvyknúť na upratovanie svojho stola.
   • Uložte si svoj pracovný priestor. Zbavte sa všetkých súborov a odpadu, ktoré vynárajú vašu kanceláriu. Na rozdiel od toho dôkladne rozdeľte dôležité časti. Pracovný priestor uložte a vyčistite hneď, ako budete mať príležitosť: počas obdobia činnosti, počas prestávky medzi dvoma úlohami ...
   • Čisté za pochodu. Týmto spôsobom sa vyhnete hromadeniu papierov alebo zvyškov potravín na vašom stole.
   • Majte všetko na dosah ruky: telefón, pero, papierová podložka ... Usporiadajte si svoj pracovný priestor tak, aby bol čo najfunkčnejší.

6. 
   

   
   Naplánujte si deň. Ak sa chcete efektívne organizovať, musíte naplánovať schôdzky, ale aj všetky ďalšie profesionálne úlohy, ako je čítanie e-mailov, písanie správ ... Napríklad môžete stráviť jeden alebo dva dni v týždni schôdzky. vy a zvyšok týždňa na ďalšie úlohy. Nepokúšajte sa vyplniť prázdne obdobia za každú cenu. Využite príležitosť na oddych alebo premýšľajte o menej okamžitých problémoch. Tieto obdobia nízkej aktivity môžu tiež predpovedať očakávané.
   • Použite kalendár alebo kalendár. Môžete si vybrať papierovú agendu, elektronický kalendár alebo podobné aplikácie iCalendar alebo Asistent Google.
   • Kategorizujte svoje činnosti. Môžete ich napríklad klasifikovať podľa typu (projekt, udalosť, stretnutie, prerušenie ...) alebo podľa dôležitosti. Vyberte si systém, ktorý vám umožní okamžite zobraziť hlavné činnosti.
   • Optimalizujte používanie digitálnych nástrojov. Napríklad, výhľad môže byť použitý ako adresár, kalendár alebo zoznam aktivít, ktoré treba urobiť. Použitím rovnakého nástroja na plánovanie svojho profesionálneho života získate efektívnosť.
   • Ak je to možné, delegujte časť svojej práce. Môže byť ťažké naložiť asistenta do úloh, ktoré sú vám pridelené, alebo požiadať o pomoc kolegu. To vám však umožňuje zamerať sa na činnosti, ktoré môžete robiť, a optimalizovať správu času.

Časť 2 Správa e-mailov

1. 
   

   
   Ak je to možné, naplánujte si čítanie e-mailov. Niektoré príspevky môžu vyžadovať trvalé pripojenie k vašim príspevkom. Ak to nie je váš prípad, nečítajte si svoje e-maily skôr, ako je naplánované počas dňa.

2. 
   

   
   Usporiadajte svoje maily. Označte dôležité konverzácie a klasifikujte svoje e-maily podľa ich účelu, ich odosielateľa ... Použite funkcie, ktoré ponúka výhľad (priečinky a podpriečinky) alebo Gmail (Značky).
   • Vymažte ich pri spracovaní. Archivujte dôležité konverzácie a e-maily, ktoré budete potrebovať. Na konci dňa môže byť úľava prázdna škatuľka, ktorá už bola prečítaná a ošetrená. Ak z toho urobíte pravidlo, uistite sa, že nespracovávate spracovanie svojich e-mailov.

3. 
   

   
   Optimalizujte komunikačné prostriedky. Či už medzi kolegami alebo s partnermi, neobmedzte sa na konverzáciu e-mailom. Okamžitá konverzácia alebo jednoducho telefón sú preferovanými riešeniami pre ich rýchlosť a kontakt s ľuďmi. Môžu vám ušetriť drahocenný čas a ušetria vám stres čakajúci na vašu odpoveď. Okrem toho je ľahšie vymieňať si informácie v rámci ústnej konverzácie ako v písomnej forme.

4. 
   

   
   Obmedzte predčasné prerušenia práce. Počas dňa je nevyhnutné robiť prestávky. Na druhej strane prerušenie práce v priebehu úlohy, v ktorej musíte odpovedať na telefón alebo kolegu, ktorý chodí okolo vášho pracovného stolu, narušuje váš pracovný rozvrh a stráca čas. Bez toho, aby ste sa úplne izolovali, neváhajte zavrieť dvere alebo nechať telefón na záznamníku. Po dokončení vašej úlohy odpovedzte na rôzne požiadavky. To však neznamená, že absolútne pravidlo hrozí, že sa objaví ako asociálne alebo neprístupné!

5. 
   

   
   Použite cloud computing. Táto technológia umožňuje ukladať veľké množstvo informácií cez vzdialený server. Je preto lacný a zlepšuje prístupnosť údajov. Môžete tak pracovať z ľubovoľného zariadenia za predpokladu, že má prístup na internet. cloud computing môže zlepšiť kvalitu vašej práce a riadenia času, pretože vám umožňuje pracovať rýchlejšie a efektívnejšie. Táto služba je zvyčajne k dispozícii ako predplatné platené spoločnosťou. Neváhajte a navrhnite použitie tejto technológie pre vaše služby.

6. 
   

   
   Použite funkcie, ktoré ponúkajú vyhľadávacie nástroje. Pravdepodobne už máte zvyk zaznamenávať a hodnotiť webové stránky medzi svojimi obľúbenými osobne. Neváhajte a urobte to isté v kancelárii, najmä ak máte vlastný počítač. Napríklad stránky podnikových partnerov alebo všeobecné informácie sú zdroje, ku ktorým potrebujete rýchly prístup.

Časť 3 Riadenie času

1. 
   

   
   Neskúšajte naraz vykonať viac ako jednu úlohu. Vo svete, ktorému dominujú informačné a komunikačné technológie, sa očakáva, že zamestnanci budú vždy k dispozícii a budú reagovať na všetky požiadavky súčasne. Všetci odborníci by chceli povedať, že tento jav multitasking v rozpore so zdaním vedie k strate času a kvality práce. Keď je náš mozog nasýtený informáciami, nemá čas analyzovať všetko. Teda vykonávanie viacerých úloh súčasne zvyšuje stres a znižuje schopnosť analyzovať a koncentrovať sa. Dáva väčší zmysel riešiť naraz jeden problém.

2. 
   

   
   Vytvorte si vlastný rozvrh. Okrem stanovenia konkrétneho programu (stretnutie, udalosť, stretnutie ...) je dobré mať všeobecný rozvrh dňa. To vám umožní predpovedať vrcholy aktivity a doby odpočinku.
   • Niektoré činnosti, ako napríklad premýšľanie o projekte alebo štúdium súboru klienta, si vyžadujú koncentráciu a analýzu. Ak chcete zvýšiť svoju efektívnosť, naplánujte si konkrétny čas na strávenie tohto typu aktivity. Ak premiestňujete súbory alebo projekty, môže dôjsť k zníženiu vašej intelektuálnej kapacity a zníženiu efektívnosti. Podobne náročnejšie úlohy, ako je čítanie pošty alebo správa, musia byť časovo obmedzené. V opačnom prípade sa môžete cítiť znudene a oneskorene alebo oneskorene.
   • Poskytnite na niektoré činnosti viac času. Stretnutia alebo vymenovania môžu v skutočnosti trvať dlhšie, ako sa očakávalo. Na základe vašich skúseností zahrňte do svojho harmonogramu časové obdobie väčšie, ako je oznámené trvanie udalosti.

3. 
   

   
   Môžete použiť budík. Môže vám to pripomenúť udalosť, signalizovať koniec času vyhradeného na dokončenie úlohy alebo jednoducho dať rytmus práce. Vyvarujte sa však neočakávanému zvoneniu, pretože by vás to mohlo zdôrazniť bez toho, aby ste zefektívnili.

4. 
   

   
   Nevykonávajte svoje úlohy bez platného dôvodu. Lennui, únava, túžba opustiť úrad skôr ... to všetko sú zlé dôvody na odloženie činnosti. Odkladanie je skutočná strata času a účinnosti. Musíte však zostať flexibilní. Ak sa vyskytne neočakávaná udalosť (schôdza na poslednú chvíľu, revízia naliehavého súboru ...), nezabudnite, čo musíte urobiť a svoju činnosť znova pokračujte. Môžete tiež nastaviť alternatívne riešenie. Ak sa napríklad nemôžete zúčastniť schôdzky, skúste uskutočniť konferenčný hovor.

Časť 4 Udržiavanie fyzického a duševného zdravia

1. 
   

   
   Urobte si prestávky. Ako je uvedené v článku, je nevyhnutné plánovať obdobia fyzického a intelektuálneho odpočinku. Odpoludňajšie prestávky na prácu, ktorú sme nemali ráno, sú zbytočné. Prestávka vám umožní urobiť krok späť, oceniť vykonanú prácu a výmenu s kolegami. Okrem toho pomáha lepšie organizovať a zvyšovať produktivitu. Ak ste ohromení prácou, zadajte do svojho kalendára prestávku, aby ste ju nezabudli. V prípade potreby naplánujte alarm.

2. 
   

   
   Dostatok spánku. Výhody spánku boli vždy známe. Mnoho pracovníkov však nespí dosť. Pripravte si rutinu, aby ste si zaistili dobrý nočný spánok sedem alebo osem hodín.

3. 
   

   
   Neporovnávajte sa so svojimi kolegami. Každý má konkrétnu úlohu, ktorú má inak. Účinná organizačná metóda pre kolegu nemusí byť nevyhnutne pre vás. Môžete diskutovať o osvedčených postupoch, musíte však nájsť svoj vlastný systém.

4. 
   

   
   Organizácia je časovo náročný proces. Váš rozvrh bude zavedený pri práci v spoločnosti. Neskúšajte sledovať svoju agendu za každú cenu a byť flexibilný. Začnite so všeobecnou organizáciou (usporiadaná kancelária, rozdelenie času medzi prácou a prestávkou ...) a potom ju postupne upravujte.