Obsah

• stupňa
• 1. časť Začnite list
• 2. časť Napíšte časť listu
• 3. časť Dokončenie listu
• Časť 4 Vyplnenie listu

V tomto článku: Začnite listZmeniť telo listuVyplňte listVyberte písmeno14 Odkazy

Potrebujete napísať obchodný list? Vo všeobecnosti sa tieto druhy listov riadia dobre známou a ľahko použiteľnou štruktúrou, ktorá sa prispôsobuje rôznemu obsahu. Obchodné písmeno musí byť vždy datované. Okrem toho by mal obsahovať niekoľko odsekov a informácie o odosielateľovi a príjemcovi. Napíšte svoje vlastné av prípade potreby vykonajte potrebné zmeny, aby ste vyhoveli normám stanoveným vašou spoločnosťou.

stupňa

1. časť Začnite list

1. 
   

   
   Oboznámte sa s rozložením. Bez ohľadu na obsah Vášho listu musíte uplatniť určité pravidlá prezentácie. Obchodné listy musia byť napísané. Použite bežné písmo ako „Arial“ alebo „Times New Roman“. Ak je to možné, rozhodnite sa pre vypchaté odseky, čo je ekvivalentné spusteniu každého nového odseku dvojitým stlačením klávesu. vstup a neoddávajte sa.
   • Na všetkých štyroch stranách nechajte okraj 2,5 cm.
   • Digitálny obchodný list musí byť zložený z bežného písma. V profesionálnom e-maile sa vyhnite použitiu kurzívu alebo e farby inej ako čiernej a bielej.

2. 
   

   
   
   
   Vyberte vhodný papier. Písmeno e musí byť vytlačené na liste formátu A4. Ak žijete v Spojených štátoch, použite papier veľkosti Letter, ktorý je 216 mm x 279 mm alebo 8,5 "× 11". Niektoré veľké zmluvy sa môžu tlačiť na hárky právnej veľkosti (216 mm × 356 mm).
   • Ak vytlačíte list, ktorý chcete odoslať, zvážte použitie papiera s hlavičkou spoločnosti. Váš list tak bude mať oficiálny kontakt, pretože čitateľovi sa zobrazí logo a kontaktné informácie vašej spoločnosti.

3. 
   

   
   Zadajte informácie o spoločnosti. Zadajte názov a adresu spoločnosti a každú položku adresy zapíšte na samostatný riadok. Ak pracujete vo svojom mene, zadajte svoje meno namiesto názvu spoločnosti alebo vyššie.
   • Ak má vaša spoločnosť hlavičku pripravenú na použitie, môžete ju použiť namiesto zadávania údajov sami.
   • Ak zadáte adresu sami, zdôvodnite ju vľavo alebo vpravo v hornej časti stránky v závislosti od vašich preferencií alebo pokynov spoločnosti.
   • Ak list posielate do zahraničia, napíšte veľkými písmenami názov krajiny.

4. 
   

   
   
   
   Uveďte dátum. Pre presnejšiu odpoveď napíšte celý dátum. Napríklad: „1. apríla 2012“. V liste vo francúzštine by sa miesto a dátum mali objaviť v pravom hornom rohu stránky.
   • Ak písanie Vášho listu trvalo niekoľko dní, uveďte dátum, kedy ste list vyplnili.

5. 
   

   
   Pridajte informácie o príjemcovi. Zadajte celé meno príjemcu, prípadne názov, názov a adresu firmy. Tieto informácie musia byť uvedené v tomto poradí a každá položka musí byť na samostatnom riadku. V prípade potreby uveďte referenčné číslo. V liste predloženom Francúzsku musia byť informácie o príjemcovi uvedené vpravo, niekoľko riadkov pod dátumom.
   • Na priamu odpoveď je potrebné adresovať list konkrétnej osobe. Urobte malý prieskum, ak ignorujete meno príjemcu. Kontaktujte spoločnosť a zistite meno a názov dotknutej osoby.

6. 
   

   
   Vyberte si volací formulár. Tento vzorec slúži na vyjadrenie vašej úcty k príjemcovi. Váš vzorec si vyberiete podľa toho, či poznáte svojho suseda alebo nie. Zvážite tiež stupeň oboznámenosti alebo formality svojho vzťahu. Preskúmajte možnosti v nasledujúcom zozname.
   • Použite výraz „komu:“ iba ak nevieš presne, komu adresovať svoj list.
   • Ak je váš vzťah s príjemcom povrchný, najlepšie je použiť výraz „Pane“ alebo „pani“, aby ste sa vyhli nepokojom.
   • Môžete tiež uviesť názov príjemcu, napríklad: „Pán riaditeľ“.
   • Ak príjemcu poznáte veľmi dobre a vaše správy sú známe, môžete použiť osobnejší vzorec, napríklad „Môj milý Suzanne“.
   • Ak máte pochybnosti o pohlaví príjemcu, použite vzorec: „Dámy, páni,“.
   • Nezabudnite vložiť čiarku za hovor alebo vzorec dvojbodky (:) za výraz „Komu je to správne“.

2. časť Napíšte časť listu

1. 
   

   
   Prijmite vhodný tón. Podľa známeho tvrdenia je časom peniaze a väčšina podnikateľov nenávidí stratu času. Preto by mal byť váš list napísaný krátkym a presným tónom. Čítajte ľahšie tým, že idete rovno k veci a začnete krátkym odsekom.Napríklad vždy môžete začať vetou ako je táto: „Píšem o ...“.
   • Vyhnite sa kvetinovým prechodom, pompéznym slovám alebo dlhým vinutiam. Namiesto toho vyhľadajte najzákladnejšie čo najrýchlejšie a najjasnejšie.
   • Prijmite presvedčivý štýl. Vaším cieľom je s najväčšou pravdepodobnosťou presvedčiť čitateľa, aby niečo urobil, zmenil názor, opravil problém, zaplatil účet alebo podnikol kroky. Vyjadrite svoj názor s presvedčením.

2. 
   

   
   Používajte osobné zámená Je úplne správne používať v obchodnom liste osobné zámená ja, nami a vy, Pokiaľ ide o seba, použite osobné zámeno ja, Budete používať osobné zámeno, vy hovoriť o príjemcovi.
   • Pri písaní listu v mene organizácie buďte opatrní. Ak prezentujete pohľad na spoločnosť, musíte použiť osobné zámeno nami, Čitateľ tak bude vedieť, že ide o pohľad na spoločnosť. Ak vyjadrujete svoj vlastný názor, použite ja .

3. 
   

   
   Buďte jasní a struční. Informujte čitateľa presne o predmete svojej reči, pretože on vám rýchlo odpovie, iba ak je váš list jasný ako voda z kameňa. Najmä musíte jednoznačne uviesť, či chcete, aby vám príjemca niečo dal, alebo aby sa správal určitým smerom. Vysvetlite čo najskôr svoju pozíciu.

4. 
   

   
   Použite aktívny hlas. Pri popisovaní situácie alebo pri podávaní žiadosti použite skôr aktívny hlas ako pasívny hlas. Vaše riziko, že bude nejednoznačný alebo neosobný, ak bude vyjadrený pasívnym hlasom. Aktívny hlas je navyše jednoduchší a ide priamo k veci. Tu sú dva príklady.
   • Pasívne: „Vaše slnečné okuliare nie sú navrhnuté alebo vyrobené s ohľadom na silu. "
   • Aktívny spôsob: „Vaša spoločnosť navrhuje a vyrába slnečné okuliare bez toho, aby venovala pozornosť ich sile. "

5. 
   

   
   V prípade potreby sa uvoľnite. Ľudia píšu listy iným ľuďom. Vyhnite sa štandardným listom v maximálnej možnej miere, pretože nebudete môcť budovať vzťah s niekým zaslaním stereotypného listu. Vyvarujte sa hovorovým alebo slangovým výrazom, ako napríklad „treba povedať“, „musia byť prijaté“ alebo „peniaze“ za „peniaze“. Zachovajte si profesionálny štýl, ale priateľský a priateľský.
   • Ak príjemcu veľmi dobre poznáte, je možné zahrnúť láskavý vzorec na vyjadrenie pozdravov.
   • Použite zdravý rozum na určenie aspektov vašej osobnosti, ktoré odhalíte. Niekedy trochu humoru skutočne uľahčuje obchodné vzťahy, ale skôr, ako poviete anekdotu, buďte opatrní.

6. 
   

   
   Buďte zdvorilí. Musíte byť, aj keď píšete sťažnosť alebo sťažnosť. Preskúmajte pozíciu adresáta a ústretovým a prívetivým tónom mu ponúknite, aby urobil, čo je v rozumných medziach.
   • Napríklad by mohla byť napísaná sťažnosť napísaná takto: „Myslím, že vaše slnečné okuliare sú také zlé, že som sa rozhodol už viac nekupovať. Na druhej strane by zdvorilé tvrdenie vyzeralo takto: „Som so svojimi slnečnými okuliarmi sklamaný a rozhodol som sa v budúcnosti zásobiť svoje zásoby u iných dodávateľov. "

7. 
   

   
   Použite a druhá strana v záhlaví pre vaše ďalšie stránky. Väčšina obchodných listov musí byť dostatočne stručná, aby sa zmestili na jednu stránku. Ak je však váš list dlhší, napríklad zmluva alebo právne závery, možno budete potrebovať ďalšie stránky. Použite a druhá strana hlavička, vyrobená z toho istého papiera ako prvá strana, ale obvykle so skrátenou adresou.
   • Číslo stránky napíšte na druhú a nasledujúcu stranu do hornej časti stránky. Môžete tiež uviesť meno a dátum príjemcu.

8. 
   

   
   Zviažte všetko. V poslednom odseku zosumarizujte body, ktoré ste riešili v texte listu, a jasne uveďte svoj akčný plán alebo to, čo od príjemcu očakávate. Navrhnite, aby vás kontaktoval, ak má nejaké otázky alebo pripomienky, ktoré by mohol vyjadriť. Ďakujem príjemcovi za pozornosť, ktorú venoval skúmanému listu alebo otázke.

3. časť Dokončenie listu

1. 
   

   
   Vyberte si zdvorilostný formulár. Na záver, rovnako ako v odvolacích formulároch, má preukázať rešpekt a formalizmus. Môžete si vybrať, bez toho, aby ste sa vystavili riziku podvádzania, vzorec, napríklad: „verte (Pane) k ubezpečeniu o mojej váženej úcte“ alebo „prosím vás, aby ste vyjadrili (Pane) prejav mojich oddaných pocitov. Podobne, ak ide o e-mail, zvážte použitie fráz ako „srdečne“, „s rešpektom“ alebo „úprimne“, ktoré sú menej formálne, ale prijateľné.

2. 
   

   
   Podpíšte list. Skôr, ako podpíšete podpis, preskočte asi štyri riadky. Pred podpísaním vytlačte svoj list. Je lepšie použiť modrý alebo čierny atrament. Ak pošlete svoj list e-mailom, naskenujte svoj podpis a vložte obrázok do príslušnej časti listu.
   • Ak list podpíšete v mene inej osoby, napíšte „s. p. : »Pred podpisom. Toto je skratka výrazu „proxy“, čo znamená „namiesto“ alebo „v mene“.

3. 
   

   
   Zadajte svoje meno a kontaktné informácie Pod podpisom zadajte svoje meno, titul, telefónne číslo, e-mailovú adresu alebo iné príslušné kontaktné informácie. Napíšte každú položku na samostatný riadok.

4. 
   

   
   Pridajte iniciálky písacieho stroja. Ak list napísal niekto iný ako autor, môžete do podložky na podpis pridať iniciály tejto osoby. Niektoré spoločnosti niekedy požiadajú o zahrnutie iniciálok autora listu, aby ľahšie našli ľudí, ktorí sa podieľali na jeho vypracovaní.
   • Ak nájdete iba začiatočné písmená písacieho stroja, napíšte ich malými písmenami, napríklad: mj.
   • Ak uvediete autora, veľkými písmenami píšte veľké písmená písacieho stroja, napríklad RW: mj. Je možné oddeliť tieto dva iniciály lomkou, napríklad: MW / mj.

5. 
   

   
   Uveďte prílohy. Ak ste k listu priložili časti, napíšte povahu týchto častí, niekoľko riadkov pod svoje súradnice, s uvedením počtu a typu častí. Napríklad napíšte: „Prílohy (2): formulár, brožúra“.
   • Výraz „Prílohy“ môžete tiež skrátiť napísaním „P. j“.

6. 
   

   
   Zadajte mená príjemcov. Ak zasielate kópiu listu inej osobe, musíte ju uviesť v liste tak, že do riadku „Prílohy“ napíšete skratku „cc“, za ktorou bude nasledovať meno a titul osoby. Táto skratka znamená „zdvorilostná kópia“. Je to tiež skratka výrazu „true copy“, keď boli písmená napísané uhlíkovým papierom.
   • Napríklad napíšte: „cc: Marie Martin, marketingová riaditeľka“.
   • Ak pridáte viac ako jedno meno, zarovnajte druhé meno pod prvé, ale bez znaku „cc:“

Časť 4 Vyplnenie listu

1. 
   

   
   Opravte list. Rozloženie je kľúčovým prvkom, ktorý odráža vašu profesionalitu. Musíte však opraviť svoje chyby, aby ste príjemcovi dokázali, že ste schopní a zodpovedný. Spustite kontrolu pravopisu vášho softvéru na elektronické spracovanie, ale pred odoslaním si tiež pozorne prečítajte svoj list.
   • Skontrolujte, či je list jasný a výstižný. Existujú odseky, ktoré obsahujú viac ako tri alebo štyri vety? Ak je to váš prípad, skúste odstrániť nepotrebné vety.
   • Ak je list mimoriadne dôležitý, zvážte žiadosť jedného zo svojich priateľov alebo kolegu, aby si ho prečítal. Čerstvý vzhľad niekedy odhalí chyby alebo chyby, ktoré si nemusíte všimnúť.

2. 
   

   
   Nepoškriabte svoj list. Ak máte viac stránok, nestrihajte ich. Ak chcete, aby sa vaše stránky udržali v poriadku, môžete ich pripojiť hornou ľavou kancelárskou sponkou.

3. 
   

   
   Pošlite list. Ak list posielate poštou, použite obálku komerčnej veľkosti. Ak je to možné, zoberte obálku s logom spoločnosti. Správne zaznamenajte adresu odosielateľa a adresáta. Zložte list na polovicu tak, aby adresát najskôr rozložil hornú a potom spodnú. Pred odoslaním sa uistite, že máte dostatok svojho listu.
   • Ak máte pocit, že vaše písanie je chaotické a neodráža vašu odbornú spôsobilosť, zadajte adresy pomocou softvéru na spracovanie e-mailov a vytlačte ich na obálku s tlačiarňou.
   • Ak je list mimoriadne dôležitý alebo naliehavý, zvážte jeho doručenie službou.
   • Ak ju chcete poslať e-mailom, skonvertujte ju do formátu „HTML“ alebo PDF a pokračujte vo formátovaní. Najlepšie je však poslať list vytlačený na papieri.