Obsah

• Kroky

Všetci vieme, že organizácia práce je dôležitá; aj tak je to pre mnohých ľudí nekonečný boj. Verte tomu alebo nie, zostať organizovaný nie je taká náročná úloha, ako to znie. Niektoré rýchle zmeny v návykoch a neustále riešenia môžu tento proces uľahčiť, ako by ste si mysleli.

Kroky

Metóda 1 zo 4: Správa vášho priestoru a času

1. 

   Sledujte svoje aktivity. Na niekoľko dní si zaznamenajte niekoľko svojich aktivít do denníka. Toto vám pomôže vidieť presne to, čo robíte, bez toho, aby ste si to uvedomovali, a získate prvotný prehľad o svojich organizačných a produktívnych zlyhaniach. Okrem toho by ste mali toto cvičenie vykonávať so zreteľom na svoje celkové ciele. Prostredníctvom denníka aktivít uvidíte, ktoré úlohy môžu stratiť váš čas a ktoré môžu prispieť k dosiahnutiu vašich cieľov.

2. 

   
   
   Určte svoje plány vysokej produktivity. Niektorí ľudia sú ráno produktívni, iní nenávidia myšlienku ranného vstávania. Možno už tušíte časti dňa, vďaka ktorým ste produktívnejší. Bez ohľadu na vaše preferencie - noci, ráno, obed alebo tesne pred alebo po „dopravnej špičke“ - využite tieto obdobia na maximalizáciu svojej produktivity.

3. 

   
   
   Uprednostnite svoje úlohy. Všetci vieme, že niektoré úlohy sú dôležitejšie ako iné; nie vždy im však dávame primeranú prioritu. Vyvinúť napríklad systém, ktorý klasifikuje úlohy čestným a flexibilným pripomenutím, ktoré obsahuje značky ako vlajky alebo hviezdy. Tieto pripomenutia uchovávajte v blízkosti svojho počítača alebo stola, či už virtuálneho alebo fyzického. Venujte viac svojho času a energie položkám s najvyššou prioritou v zozname. Príklady môžu zahŕňať úlohy s krátkymi termínmi, ako napríklad veci, ktoré musíte doručiť do konca alebo na druhý deň. Môžete tiež uprednostniť reakcie na zákazníkov, šéfov alebo iných, ktorí sú zodpovední za vzniknuté výdavky. A ak si nie ste istí, aká citlivá alebo dôležitá je úloha, vždy je dobré sa ju opýtať.

4. 

   
   
   Rýchle úlohy dokončite okamžite. Nie všetky úlohy musia mať prioritu a plánovanie na konkrétny čas.Plánovanie alebo plánovanie niektorých z nich môže trvať rovnako dlho ako ich dokončenie. Ak je to tak, a môžete tieto úlohy dokončiť okamžite, nech sa páči! Riešenie týchto prekážok týmto spôsobom vám tiež pomôže vyhnúť sa prokrastinácii.

5. 

   Spravujte neporiadok a pracovné materiály. Naše stoly sa ľahko pohybujú od scén neporiadku k scénám deštrukcie hodných filmov - čo sťažuje organizáciu. Niektorí ľudia dokonca fungujú podľa prísnych zásad čistenia. Aj keď to nie je nevyhnutné, podniknite určité kroky na vyčistenie svojej pracovnej stanice.
   • Obnovte objednávku. Vyhoďte odpadky a systematicky archivujte potrebné materiály. Neporiadok upratujte, kedykoľvek je to možné: počas prestávok alebo medzi úlohami.
   • Nečistoty, ktoré sa vám hromadia, ihneď očistite. Neskôr sa teda nebudete musieť starať o čistenie. Ďalej to zabráni tomu, aby súčasná porucha zostala na vašom stole v budúcnosti.
   • Potrebný materiál majte na dosah ruky. Je zrejmé, že nie všetko okolo vás je známkou poruchy. Dostupné nástroje, ktoré používate, šetria váš čas a vaše drahocenné miesto.

6. 

   Časový rozvrh aktivít a stretnutí. Niektorí plánujú iba stretnutia, ale nerobia si zoznam potrebných aktivít. Užitočné môže byť plánovanie najdôležitejších úloh, ako aj schôdzok. Môžete tiež „zoskupiť“ konkrétne úlohy. Napríklad: naplánujte si schôdzky iba na utorok a štvrtok. Vo svojom kalendári si tiež nechajte voľný čas, aby ste si vyhradili tvorivý čas pre seba alebo na prispôsobenie sa neočakávaným udalostiam.
   • Používajte agendu a kalendár. Tieto nástroje môžu byť papierové alebo virtuálne vo forme aplikácií ako iCalendar a Google Now.
   • Rozdeľte svoje aktivity do kategórií. Kategorizácia alebo rozdelenie aktivít podľa farieb vám môže poskytnúť rýchle vizuálne pripomenutie toho, čo je dôležité. Tieto kategórie môžu zahŕňať napríklad: korešpondenciu, projekty, udalosti, stretnutia, diskusie a dokonca aj prestávky alebo hodiny fyzických cvičení.
   • Optimalizujte svoju technológiu. Virtuálne kalendáre a e-mailové platformy, ako napríklad Outlook, môžu kombinovať vaše zoznamy úloh, kontakty a adresy. Toto všetko nielen zefektívni, ale aj optimalizuje váš proces myslenia.
   • Delegujte úlohy vždy, keď je to možné. Vzhľadom na intenzitu celodennej práce je ľahké zabudnúť, že nemusíte robiť všetko svojpomocne. Delegujte úlohy na asistenta alebo, ak ste obzvlášť zaneprázdnení prácami, požiadajte kolegu, aby vám urobil láskavosť a pomohol vám s určitými úlohami. Môžete ich odmeniť, keď je všetko pokojnejšie.

Metóda 2 zo 4: Systematická starostlivosť o váš e-mail

1. 

   Skontrolujte svoje e-maily v naplánovaných časoch. Nie každý sa musí držať svojej doručenej pošty, pretože veľa prijatých správ nie je také urgentné. Ak pracujete na mieste, ktoré nevyžaduje okamžité odpovede na e-maily, skontrolujte si doručenú poštu v naplánovaných časoch - asi trikrát alebo štyrikrát denne.

2. 

   Archivujte e-maily. Využite priečinky a štítky namiesto toho, aby ste správy hromadili v doručenej pošte. Outlook má priečinky a podpriečinky, zatiaľ čo Gmail má štítky a niekoľko samostatných doručených. Ak ste napríklad novinár, vaše priečinky sa môžu nazývať „Aktuálne správy“, „Budúce správy“, „Staré správy“, „Rozhovory a zdroje“ a „Príbehy a nápady“.
   • Odstrániť a archivovať. Archivujte starú a dôležitú poštu a zvyšok odstráňte. Vo vyššie uvedenom príklade slúži priečinok „Staré správy“ ako novinársky spis. Keď začnete mazať staré e-mailové správy, budete prekvapení, koľko položiek ide do koša a koľko položiek je uložených. Niektorí ľudia tiež radi majú prázdnu doručenú poštu - nenechajú jednu správu neprečítanú (alebo nenechajú správy vo svojej doručenej pošte). Okrem používania priečinkov a štítkov môžete políčko vyprázdniť pomocou funkcie „Archivovať“, odstránením starých e-mailov počas pracovných prestávok alebo pomocou aplikácií na usporiadanie účtov.

3. 

   Kedykoľvek je to najefektívnejšie, použite iné formy komunikácie. Jednoduchý telefonický hovor môže niekedy vyriešiť problém, ktorý by si vyžadoval výmenu desiatich e-mailov. Ak je to tak, zavolajte osobe! Ak viete, že výmena e-mailov vyvolá diskusiu alebo bude obsahovať veľa správ, bude najlepšie hovoriť po telefóne. Takto budete môcť získať viac podrobností a vyhnúť sa tak dlhej a zdĺhavej diskusii prostredníctvom elektronických správ. Môžete dokonca poslať e-mail kolegovi a povedať napríklad „Mám na vás veľa otázok k tejto téme. Možno by sme sa mali porozprávať. Môžem vám zavolať do piatich minút?“

4. 

   Obmedzte prerušenia. Aj keď sú strategické prestávky užitočné, prerušenia v pracovnej dobe nie. Môžu vás spomaliť, prerušiť pracovné tempo a stratiť myslenie. Skúste teda použiť špeciálne písomné a hlasové správy, keď viete, že ste príliš zaneprázdnení. Tieto nástroje sa nemusia používať, iba ak práve nie ste v kancelárii; môžu sa použiť, keď ste uviaznutí v úlohách. Mnoho ľudí používa aj politiku „otvorených dverí“ - nemusíte však nechať svoju izbu stále otvorenú. Môžete dokonca zanechať priateľský odkaz vo dverách a povedať napríklad „Som uprostred hovoru“ alebo „Som zaneprázdnený. Vráťte sa neskôr alebo pošlite e-mail“.

5. 

   Využite služby „cloudov“. O cloudovej službe (známej tiež ako „cloud computing“) je možné uvažovať, pretože je lacnejšia, škálovateľná, efektívna a ľahko aktualizovateľná. Obsah sprístupnený týmito cloudmi môže byť obzvlášť užitočný, pretože k nemu máte prístup na rôznych zariadeniach: počítačoch, tabletoch, smartfónoch atď. Cloudové úložisko tiež slúži ako primárny alebo sekundárny spôsob vytvárania digitálnych záloh. Poraďte sa s osobou zodpovednou za IT alebo softvér na vašom pracovisku. Možno už máte dostatok voľného miesta v oblakoch (alebo si tento priestor môžete dokonca kúpiť za malé ročné poplatky).

6. 

   Používajte internetové obľúbené položky. Najlepšie prehliadače umožňujú vytvárať záložky - keď ukladáte a organizujete e-mailové adresy, ktoré často navštevujete, aby ste k nim mali ľahký a rýchly prístup. Využite ich, aby ste nezabudli na dôležité webové stránky, ktoré obsahujú správy alebo informácie z odvetvia.

Metóda 3 zo 4: Využívanie času

1. 

   Vyhýbajte sa cvičeniu viacerých úloh súčasne. V tejto súvislosti má väčšina odborníkov podobné názory. Aj keď sa to v televízii môže zdať rýchle a cool, súčasné vykonávanie niekoľkých úloh („multitasking“ alebo „multitasking“) nie je efektívne a môže zhoršiť efektivitu vašej organizácie. Rozhodnite sa venovať svoju úplnú pozornosť jednej úlohe po druhej; dokončite to a pokračujte na ďalšiu položku v zozname.

2. 

   Vytvorte si rozvrh alebo kalendár pre seba. Našťastie väčšina zamestnaní nevyžaduje, aby ste si konkrétne každý deň naplánovali čas. Môže však byť užitočné dodržať základný harmonogram najdôležitejších udalostí a najdôležitejších udalostí a úloh dňa.
   • Stanovte časové limity pre určité činnosti. Niektoré úlohy tieto limity nevyžadujú, iné však musia mať časové parametre, aby ste mohli zvýšiť svoju produktivitu. Pomysli na každodenné činnosti, ktoré zvyčajne trvajú dlhšie ako zvyčajne - a daj im do budúcnosti konkrétne termíny.
   • Vyhraďte si čas na ďalšie aktivity. Niektoré činnosti - ako ste sa mohli dozvedieť zo skúseností - majú tendenciu nakoniec vyžadovať viac času, ako ste čakali; to však nemusí byť nevyhnutne zlá vec. Vyhraďte si napríklad čas navyše pred a po vykonaní týchto typov úloh (najmä na dôležité udalosti a stretnutia).

3. 

   Použite aplikáciu stopiek, fyzické stopky alebo budík. Tieto nástroje môžu byť účinné pri miernom používaní. Niektorí ľudia si radi nastavujú budíky 10, 15 alebo 30 minút vopred, aby dostali predbežné varovania a pripravili sa na činnosť. Môžete tiež použiť pripomenutia.

4. 

   Vyvarujte sa odkladaniu svojich aktivít. Spýtajte sa sami seba, či je tento odklad nevyhnutne potrebný, alebo či je to len príklad prokrastinácie. Ak si myslíte, že otáľate, úlohu neodkladajte - dokončite ju naraz! Ak je však odloženie aktivity nevyhnutné, zapamätajte si bod, v ktorom ste ju prerušili, a nastavte ďalší konkrétny čas na jej dokončenie. Ďalšou možnosťou je vytvorenie pohotovostného plánu. Napríklad: ak musíte zrušiť osobné stretnutie, môžete s touto osobou uskutočniť hovor (prostredníctvom zvuku a / alebo videa).

Metóda 4 zo 4: Starostlivosť o svoje fyzické a duševné zdravie

1. 

   Robte si prestávky. Je dôležité mať psychické prestávky, aby ste zostali zdraví a produktívni. V práci bývame tak ponorení, že niekedy nerobíme prestávky - také zásadné. Tieto prestávky nám poskytujú potrebný odpočinok a zlepšujú našu produktivitu, ale tiež nám umožňujú ustúpiť a položiť si otázku, či svoj čas využívame čo najefektívnejšie.

2. 

   Lepší spánok. Ak nespíme dobre, môžeme byť na druhý deň ohromení, unavení alebo apatickí, čo môže narušiť efektívnosť a naše pracovné plány. Naplánujte si odpočinok najmenej sedem alebo osem hodín bez prerušenia v noci.

3. 

   Neporovnávajte sa so svojimi spolupracovníkmi. Práca väčšiny z týchto ľudí sa líši od našej a všetci majú odlišné metódy organizácie. Metóda, ktorá dáva zmysel a je efektívna pre niekoho, koho poznáte, nemusí byť pre vašu rutinu najlepšia a naopak.

4. 

   Prijmite, že organizácia je neustály proces. Nečakajte, že budete dokonalí. Organizácia je nepretržitá a vyžaduje si neustálu pozornosť. Nebudeš perfektne zorganizovaný každý deň; malá objednávka vás však môže stať oveľa efektívnejšou.