Ako vytvoriť plán (s obrázkami) - Znalosti

Obsah

Kroky
Otázky a odpovede pre komunitu
Tipy

Ostatné oddiely

Ak ste zavalení každodennými úlohami, plán je vynikajúci spôsob, ako sa stať produktívnejším, efektívnejším a organizovanejším. Experimentujte s používaním poznámkového bloku, plánovača alebo aplikácie na štruktúrovanie svojho času a držte sa metódy, ktorá vám najlepšie vyhovuje. Určite stanovte primerané očakávania a nájdite rovnováhu medzi vašimi povinnosťami a voľným časom. Ak chcete zostať na správnej ceste, naplánujte si svoj rozvrh ako súčasť svojej rutiny a odmeňte sa vždy, keď zrušíte úlohu zo svojho zoznamu.

Kroky

Vzorové harmonogramy

Ukážkový denný rozvrh

Vzorový týždenný rozvrh

Vzorový mesačný rozvrh

Časť 1 z 3: Vytvorenie rozvrhu

Sledujte, ako dlho vám trvá vykonávanie bežných činností. Veďte si denník o tom, ako dlho trvá, než sa ráno pripravíte, najete sa, vyperiete, nakúpite potraviny, odpoviete na e-maily, urobíte domáce úlohy a splníte ďalšie bežné úlohy. Sledujte tieto časy asi týždeň v aplikácii poznámkového bloku, tabuľky alebo poznámkového bloku.
- Sledovanie vašej rutiny v priebehu týždňa vám pomôže presne odhadnúť, koľko času by ste mali mať na rozpočet pre konkrétne úlohy.
- Ďalej môžete nájsť spôsoby, ako zvýšiť svoju produktivitu. Napríklad ste možno strávili hraním videohry 10 hodín a mali by ste venovať viac času štúdiu.
Experimentujte s používaním notebooku, plánovača a plánovanie aplikácií. Keď sa chystáte zostavovať prvý rozvrh, pohrajte sa s rôznymi písomnými a digitálnymi metódami. Ak chcete začať s prázdnou tabuľkou, skúste použiť notebook alebo aplikáciu poznámkového bloku. Ak chcete hotovú mriežku s dátumami a časovými intervalmi, použite plánovač alebo aplikáciu kalendára.
- Vyberte si spôsob, ktorý vyhovuje vašim osobným preferenciám. Ak neradi narábate s papierom, použite aplikáciu. Ak vám ručné písanie pomôže zostať na správnej ceste, choďte s ceruzkou a podložkou.
- Pri používaní vášho rozvrhu získate pocit, že sa vám páči alebo nepáči. Ak nájdete správnu metódu, držte sa jej. Udržujte všetky svoje úlohy usporiadané na 1 mieste, či už ide o notebook, plánovač alebo aplikáciu.
Ak je to potrebné, zapíšte si dátumy a dni v týždni. Ak nie sú dátumy a dni v týždni zahrnuté automaticky, vyplňte ich v hornej časti stránok svojho plánu. Venujte celú stránku na 1 deň, aby ste sa mohli sústrediť na aktuálne úlohy a v prípade potreby si zapisovať poznámky.
- Zahrnutie dňa v týždni vám pomôže sledovať aktivity, ktoré sa dejú v konkrétnych dňoch, napríklad hodiny hudby v pondelok a stredu.
- Ak používate prázdny poznámkový blok, môžete použiť stránku vľavo na chronologický rozvrh a na pravú stránku si môžete napísať denné priority a ďalšie poznámky.
Vyplňte svoje pevné bloky času. Triedy, pravidelné schôdzky a ďalšie pevné úlohy sú rámcom vášho harmonogramu. Začnite vyplnením pevne stanovených časových blokov, napríklad „8:30 - úvod do psychológie“ alebo „16:00“ - Hodina jogy. “
- Ak používate prázdny zošit alebo tabuľku, je užitočné vyplniť časové úseky v polhodinových intervaloch na ľavej strane stránky. Medzi každým polhodinovým intervalom nechajte 2 alebo 3 riadky, aby ste mali priestor na zaznamenávanie odrážok pod úlohou.
- Ak používate plánovač alebo plánovaciu aplikáciu, pravdepodobne už má časové intervaly.

Časť 2 z 3: Štruktúra vášho času

Vytvorte si zoznam úloh na samostatnom hárku papiera. Vyplňovanie vašich stanovených úloh je jednoduché, ale štruktúrovanie zvyšného času môže byť zložité. Začnite tým, že si všetko, čo musíte splniť, zapíšeš na čistý list papiera alebo do nového dokumentu v telefóne alebo počítači. Prioritou úloh je napísanie čísla alebo písmena vedľa každého z nich.
- Napríklad napíšte 1 (alebo A) vedľa vašich najdôležitejších úloh. Toto budú úlohy, ktoré si najskôr napíšeš do svojho rozvrhu. Napíšte 2 (alebo B) vedľa svojich úloh so strednou prioritou a 3 (alebo C) vedľa svojich položiek s nízkou prioritou.
- Keď píšete úlohu do svojho harmonogramu, môžete vedľa nej označiť úroveň priority alebo vedľa svojich najvyšších priorít iba vytvoriť hviezdičku alebo výkričník.
- Ak plánujete svoj týždeň, urobte si zoznam svojich týždenných úloh. Ak plánujete jediný deň, zapíšte si svoje denné úlohy.
Priraďte najdôležitejšie úlohy v časoch, keď ste najviac v strehu. Vyplňte svoj rozvrh začínajúci najdôležitejšími úlohami. Odhadnite, ako dlho bude každá úloha trvať, a naplánujte si svoje najvyššie priority v časoch, keď ste najviac v strehu a vyrušovaní vás. Ak chcete upriamiť pozornosť na úlohy s vysokou prioritou, nakreslite hviezdičky, podčiarknite ich alebo zvýraznite.
- Napríklad, ak ste najproduktívnejší ráno, naplánujte si prioritné projekty pred obedom. Papierové podania a mazanie e-mailov si môžete uložiť na neskôr v priebehu dňa.
- Snažte sa vytvárať rozumné očakávania. Nesnažte sa vtesnať domáce úlohy alebo stretnutie s klientom do 30 minút, keď viete, že je reálnejšia celá hodina.
- Po zadaní najdôležitejších položiek môžete plniť menšie úlohy, ako napríklad pranie bielizne alebo nakupovanie.
Uveďte podrobnosti, aby ste si presne pamätali, čo musíte urobiť. Pri plnení svojich úloh uveďte konkrétne informácie, aby ste nezabudli, čo tento záznam znamená. Ak si iba zapíšete skratku, možno si nepamätáte, čo ste mysleli výrazmi „Choďte na schôdzku“ alebo „Vykonajte prieskum“.
- Ak máte ísť na schôdzku, uveďte čas, miesto a kto sa zúčastní. Možno budete tiež chcieť pridať odrážky na tému schôdzky.
- Majte na pamäti, že pre každú úlohu nechcete písať esej. Stačí uviesť potrebné podrobnosti, ktoré vám pomôžu zostať na správnej ceste.
Uveďte začiatočný a konečný čas pre každú úlohu. Či už plánujete svoje úlohy v aplikácii alebo poznámkovom bloku, začiatočný a konečný čas vám pomôžu udržať štruktúrovaný deň. Budete mať lepšiu predstavu o tom, ako vám bude prebiehať deň a kde budete v konkrétnych časoch.
- Možno budete musieť pripraviť osnovu od 9:30 do 10:30, ísť do triedy od 11:00 do 12:15, obedovať o 12:30 a mať schôdzku od 1: 00:00 do 13:45 hod.
- Nezabudnite stanoviť primerané očakávania. Ak chcete presne odhadnúť, ako dlho bude úloha trvať, pozrite si denník, ktorý ste si nechali, keď ste sledovali svoj čas.
Vyhraďte si čas na zábavu, rodinu a relax. Nemôžete byť nepretržite stopercentne produktívni, takže si nájdite čas na svojich blízkych, povaľujte sa a bavte sa. Ak ste typ človeka, ktorý si zabudne vziať voľno, je obzvlášť dôležité pripomenúť, aby ste si oddýchli a zabavili sa.
- Napríklad zahrňte záznamy ako napríklad „Utorok, 18:30“ - Večerajte so Samom a Philom (skončite v práci o 5:45!) “Alebo„ Sobota, 12:00 hod. - Vezmi Joeyho do parku. “
ODBORNÝ TIP
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer Kathi Burns je doska certifikovaná Professional Organizer (CPO) a zakladateľka addSpace To Your Life !, jej poradenskej činnosti s poslaním pomáhať ľuďom ovládať svoje prostredie a osobný obraz tým, že im pomáhajú pri preberaní kontroly, uskutočňovaní zmien a organizovanie ich životov. Kathi má za sebou viac ako 16 rokov skúseností s organizovaním a jej práce boli predstavené v časopisoch Better Homes and Gardens, NBC News, Good Morning America a Entrepreneur. Má BS v komunikácii na Ohio University.
Kathi Burns, CPO®
Board Certified Professional Organizer
Dajte si povolenie povedať nie. Ak máte pocit, že ste natiahnutí a nadmerne angažovaní, je 100% v poriadku povedať niekomu, že niečo nemôžete urobiť! Buďte zdvorilí a povedzte, že aj keď by ste chceli, v súčasnosti to nemôžete zaradiť do svojho harmonogramu.
Nechajte asi 25% svojho času otvorených. Napĺňanie vášho dňa zadnými úlohami nenecháva žiadny priestor na revízie. Namiesto toho rozpočet nejaký čas na riešenie prerušenia alebo meškania. Dobrým spôsobom, ako si do svojich plánov zapracovať krehkú miestnosť, je nechať si medzi úlohami aspoň 15 minút.
- Ak musíte niekam jazdiť, nezabudnite si nechať 10 alebo 15 minút navyše, ak narazíte na premávku.
- Aj keď nemeškáte neskoro alebo sa nebudete rozptyľovať, môžete použiť kúsky krútiacej sa miestnosti na prestávky, cvičenie alebo na prácu navyše.

Časť 3 z 3: Dodržiavanie vášho harmonogramu

Nastavte si rozvrh každý deň v rovnakom čase. Ak plánujete každý deň v rovnakom čase, plánovanie sa stane súčasťou vašej dennej rutiny. Či už si pri rannej káve prezeráte zoznam úloh alebo si robíte večer predtým, naplánujte si svoj rozvrh ako denný rituál.
- Možno vám bude užitočné naplánovať si týždeň na nedeľu v noci, potom vykonať úpravy a každú noc alebo ráno usporiadať denné zoznamy úloh.
Udržujte svoj plán tak, aby ste ho videli. Či už ide o notebook, plánovač alebo aplikáciu, svoj rozvrh majte vždy po ruke. Ak ho necháte zbierať prach, je menej pravdepodobné, že sa budete držať svojich cieľov v oblasti riadenia času.
- Ak používate aplikáciu, nainštalujte si ju a synchronizujte svoj účet so všetkými elektronickými zariadeniami, ktoré používate. Skúste pomocou miniaplikácie na pracovnej ploche alebo domovskej obrazovke pripnúť úlohy na hlavné displeje svojich elektronických zariadení.
- Je tiež užitočné zverejniť tabuľu alebo kalendár v pracovnej oblasti s okamžitými informáciami, ako sú kľúčové dátumy a týždenné ciele.
Označte dokončené úlohy, aby ste zostali motivovaný. Akokoľvek to znie jednoducho, kontrola ďalšej dokončenej úlohy je veľmi uspokojivá. Označenie dokončenej úlohy vám dá pocit pokroku a pomôže vám udržať si nad svojimi povinnosťami pohľad z vtáčej perspektívy.
- Nerobte paniku, ak nesplníte všetky svoje úlohy. Ak dnes niečo prešlo cez trhliny, zmeňte svoj plán a urobte z neho zajtrajšiu prioritu.
Odmeňte sa za splnenie úloh. Ak sa máte na čo tešiť, je ľahšie splniť úlohy, najmä tie, ktoré sú únavné alebo nudné. Napríklad, ak máte celý deň prezentácií, stretnutí a termínov, odmeňte sa prestávkami, zmrzlinovým kornútkom alebo inou malou pochúťkou.
- Okrem malých odmien za splnenie jednotlivých úloh si po produktívnom dni doprajte aj veľkú pochúťku. Dajte si dlhý upokojujúci kúpeľ, hrajte videohry, pozerajte film alebo sa venujte inej činnosti, ktorá vás najviac baví.
Blokujte vyrušovanie pomocou aplikácie na zvýšenie produktivity. Ak máte tendenciu surfovať po webe alebo prehliadať sociálne médiá, stiahnite si aplikáciu ako StayFocused alebo Focusbar. Tieto aplikácie blokujú rušivé weby v časoch, ktoré ste si určili na prácu.
- Je tiež užitočné mať telefón vo vrecku alebo v taške namiesto na stole. Je tam, ak to potrebujete, ale udržiavanie mimo dohľadu pomôže rozptýliť pozornosť.
Naplánujte si pravidelné voľno, aby ste sa vyhli syndrómu vyhorenia. Nabitý program bez prestávok je ohromujúci a vedie k otáľaniu. Okrem toho nebudete mať dobrý výkon, ak budete bežať otrhaní. Vyhraďte si voľno, aby ste zvládli svoje pracovné zaťaženie a aby ste si osviežili telo a myseľ.
- Napríklad je vynikajúce využiť víkendový deň na vybavovanie vecí v domácnosti. Ak však kosíte trávnik, doháňate bielizeň a v sobotu upratujete dom, venujte si väčšinu nedele odpočinok.
- Každý večer sa snažte naplánovať si najmenej 1 až 2 hodiny na odpočinok pred spaním. Využite tento čas na čítanie relaxačnej knihy, kúpanie sa alebo počúvanie upokojujúcej hudby.

Otázky a odpovede pre komunitu

Ako sa mám držať svojho harmonogramu po jeho vytvorení?

Dajte si každé ráno záväzok, že sa budete držať svojho harmonogramu. Povedzte svojim priateľom a rodine o svojom novom pláne, aby vás mohli zodpovedať, a nastavte si v telefóne budíky, ktoré vám pripomenú ďalšiu položku v pláne.

Možno mi niečo chýbalo, kedy si nastavím rozvrh?

Závisí to od toho, čo vám najlepšie vyhovuje. Niektorí ľudia si radšej stanovia denný rozvrh noc predtým, iní to uprednostnia počas raňajok alebo v iný deň. Vyskúšajte každý z týchto časov plánovania - alebo skúste použiť svoj vlastný - a uvidíte, ktorý čas vám vyhovuje viac. Keď si nájdete najlepší čas, držte sa ho.

Čo urobím s veľkými úlohami, ktorých dokončenie si vyžaduje týždeň?

Zaraďte si to do svojho rozvrhu na každý deň v týždni, ktorý máte, a pracujte na tom postupne.

Dávam si záväzok každý deň, ale nie som schopný dodržať svoj rozvrh. Čo mám robiť?

Vložte poznámku niekam, kam často chodíte, aby ste skontrolovali svoj rozvrh. Takto si to zapamätáš.

Kedy by som si mal naplánovať? Deň predtým, alebo čo?

Urobte to čo najviac v predstihu. Takto budete mať čas naplánovať si každú možnú mimoriadnu udalosť a budete pripravení. Stačí si pred večerom skontrolovať plán na nasledujúci deň, aby ste si mohli spomenúť, čo ste si naplánovali.

Všetci stále ničia môj rozvrh. Len si ich nemôžem vyrobiť, pretože všetci stále dávajú veci medzi svoj rozvrh. Čo mám robiť?

Skúste použiť plánovaciu aplikáciu! Uschovajte si ho vo svojom osobnom smartfóne alebo počítači, aby ste k nemu mali jediný prístup. Ak naozaj uprednostňujete program pero a papier, porozprávajte sa s ľuďmi, ktorí sa s ním neustále motajú, a vysvetlite im, že by ste ocenili, keby s tým prestali.

Ako si vylepším, že nebudem otáľať?

Pri pokuse o dokončenie úlohy si každých 15 minút urobte krátke prestávky, aby ste sa občerstvili. Stanovte si malé ciele a odmeňte sa, keď ich dosiahnete.

Tipy

Udržujte svoje úlohy usporiadané podľa 1 harmonogramu, či už je to poznámkový blok, plánovač papiera alebo aplikácia. Ak rozložíte rôzne úlohy do viacerých plánov, môžete stratiť prehľad.
Buďte flexibilní, píšte ceruzkou a podľa potreby upravte svoj rozvrh. Nerobte paniku, keď veci nejdú podľa plánu.
Využite malé kúsky času. Namiesto prehliadania sociálnych médií 15 minút pred schôdzkou sa pokúste pokročiť v každodennej úlohe. Čas môžete tiež využiť na zdravé občerstvenie, naťahovanie sa alebo na rýchlu chôdzu.
Naplánujte si rozptýlenie, ale snažte sa ich zvládnuť. Ak niekto príde do vašej kancelárie alebo vám zavolá, povedzte „Môžem hovoriť iba pár minút“ alebo „Rád si vypočujem vašu otázku, ale budem sa vám musieť ozvať odpovedz trochu neskôr. “
Neotáľajte. Úlohy sa budú hromadiť, keď ich budete odkladať, a váš rozvrh sa bude čoraz viac upchávať.
Ak nemôžete pracovať podľa plánu, nestrácajte dôveru, zmeňte to na trochu jednoduché, potom sa snažte podľa neho postupovať.