Obsah

• Kroky
• Tipy
• Varovania

Práve vás zvolili alebo vymenovali za tajomníka výboru, do ktorého patríte. Blahoželáme! Viete, ako zaznamenať, pripraviť a predložiť zápisnicu? Nezáleží na tom, či sa riadite legislatívnou bibliou Aktualizované pravidlá objednávky Robert alebo písanie zápisnice v menej formálnych podmienkach, je potrebné postupovať podľa týchto pokynov.

Kroky

Časť 1 zo 4: Predchádzajúca príprava

1. 

   Poznajte pravidlá rokovania svojej organizácie. Ak sa od tajomníka očakáva, že urobí formálnu zápisnicu, opýtajte sa, či sa skupina riadi Robertovým poriadkovým poriadkom alebo iným oficiálnym sprievodcom. V neformálnejších nastaveniach sa opýtajte, čo by malo byť uvedené v zápisnici alebo ako sa použije.
   • Nie je potrebné sa oboznámiť s úplnými aktualizovanými pravidlami objednávky, ale získanie alebo vypožičanie kópie môže byť užitočné pri zodpovedaní konkrétnych otázok.
   • Poznaj aj ty svoju rolu. Niektorí tajomníci zápisnice sa nezúčastňujú schôdze, iní vyhotovujú zápisnice a prispievajú do diskusie. Bez ohľadu na to, o aký prípad ide, tajomníkom by nemal byť niekto s inou dôležitou úlohou, napríklad sprostredkovateľ alebo prezident.

2. 

   
   
   Najprv si pripravte model. Zápisnica z každého stretnutia opakuje niektoré informácie, takže šablóna vytvorí konzistentný formát pre ľahkú orientáciu. Aspoň zahrňte miesto pre nasledujúce informácie:
   • Názov organizácie.
   • Typ schôdzky: je to riadna, týždenná alebo výročná schôdza, menšia schôdza výboru alebo schôdza osobitného určenia?
   • Dátum, čas a miesto. Ponechajte priestor pre začiatočný a konečný čas (plánovaný a odložený).
   • Meno predsedu alebo vedúceho schôdze a tajomníka (alebo náhradníkov).
   • Zoznam „darčekov“ a „neprítomných“. Všimnite si, či je prítomné kvórum (dostatok ľudí na hlasovanie).
   • Priestor pre váš podpis. Ako osoba zodpovedná za zápisnicu budete vždy podpisovať svoju prácu a v závislosti od zásad vašej organizácie môže byť po schválení zápisnice potrebný ďalší podpis.
   • Program, ak je poskytnutý. Ak vás predseda alebo sprostredkovateľ schôdze nepožiadal o vypracovanie programu schôdze, mal by mať k dispozícii program, ktorý vám pomôže usporiadať vaše poznámky k schôdzi.

3. 

   
   
   Vezmite si so sebou notebook alebo notebook. Vyberte si niečo, čo vám vyhovuje. Ak sa chystáte často písať minúty, odložte si na tento účel notebook alebo si vytvorte priečinok v počítači.
   • Ak ste na predchádzajúcom stretnutí robili zápisnice a ešte neboli predložené na schválenie, vezmite ich tiež so sebou.
   • Aj keď vám záznamník môže pomôcť prepisovať minúty neskôr, nie je náhradou za zapisovanie poznámok. Ak sa chystáte zaznamenať schôdzku, skontrolujte, či s ňou všetci prítomní súhlasia, a nepodľahnite pokušeniu prepisovať ju doslovne.
   • Učenie sa skratky urýchli proces zapisovania poznámok, ale na to, aby ste vytvorili minúty, nie je potrebné vedieť si zapisovať každé slovo. V skutočnosti by ste sa tomu mali vyhnúť.
   • Ak sa od vás počas schôdzky požaduje, aby ste si verejne robili poznámky, použite projektor alebo prezentačný stojan a poznámky si potom odneste domov bez toho, aby ste ich rozmazali, aby ste ich mohli použiť na zadanie zápisnice.

2. časť zo 4: Robenie poznámok o stretnutí

1. 

   
   
   Rozdajte prezenčnú listinu. Keď už sú všetci prítomní, rozdajte kúsok papiera (alebo viac na väčšie stretnutia) s priestorom pre každú osobu na napísanie svojho mena a kontaktných údajov. Tento zoznam môžete použiť po stretnutí na vyplnenie sekcie darčeky vo svojom modeli alebo k samotnému zoznamu.
   • Ak veľa z prítomných nepoznáte, načrtnite tabuľku miest, vyplňte ju a požiadajte každého, aby sa predstavil. Keď robíte poznámku, majte ju vždy po ruke, aby ste mohli ľuďom v prípade potreby zavolať menom, ako bude uvedené nižšie.

2. 

   Vyplňte čo najviac svojej šablóny. Počas čakania na začiatok schôdzky si zapíšte názov organizácie, dátum a miesto konania schôdze a typ (napr. Týždenne, schôdza osobitného výboru atď.). Keď sa spustí, zaznamenajte si čas začiatku.
   • Ak nemáte šablónu, zaznamenajte si tieto informácie do hornej časti svojich poznámok.
   • Ak bola schôdza zvolaná na osobitný účel alebo v špeciálny čas, uložte nótu, ktorá bola odoslaná, aby ste to členom oznámili, a pripojte ich k zápisnici po ich prepise.

3. 

   Zapíšte si výsledok prvého pohybu. Väčšina formálnych stretnutí sa začne návrhom na prijatie programu, takže v tomto kroku sa použije tento postup ako príklad. Ak schôdza začína iným návrhom, zapíšte si všetky príslušné informácie:
   • Pohyb je zvyčajne vysvetlený počnúc textom „Navrhujem“. Zvyčajne „navrhujem prijatie tohto programu“.
   • Meno navrhovateľa (osoba, ktorá návrh navrhla).
   • Výsledok hlasovania. Ak je kladné, napíšte „návrh prijatý“. V opačnom prípade napíšte „návrh zamietnutý“.
   • Ak nie ste schopní správne zapísať, môžete požiadať o zaslanie dlhších návrhov. Ak je tento problém častý, opýtajte sa medzi stretnutiami, či je možné túto politiku urobiť oficiálnou pre návrhy, ktoré obsahujú viac ako určitý počet slov.
   • Ak ste vypracovali program rokovania, môžete byť navrhovateľom tohto návrhu a tajomníkom zápisnice. Pri registrácii vašich vlastných akcií nie je problém, pokiaľ zostanete objektívni.

4. 

   Zapíšte si akékoľvek ďalšie návrhy, ktoré sa vyskytnú počas stretnutia. Pozorne si vypočujte všetky diskusie, ale pokiaľ nie je určené inak, nezaznamenávajte ich. Keď sa urobí nový pohyb, zapíšte si príslušné informácie.
   • Pamätajte, že každý návrh musí obsahovať presné slová, meno navrhovateľa a výsledok hlasovania.
   • Pred hlasovaním je potrebné podporiť niektoré návrhy. Ak niekto povie „Podporujem pohyb“ alebo niečo podobné, napíšte meno tejto osoby ako podporovateľ.
   • Ak nepoznáte meno navrhovateľa alebo potrebujete návrh opakovať, slušne prerušte schôdzku a opýtajte sa. Správne zapísanie informácií je dosť dôležité na to, aby bolo zaručené malé prerušenie.
   • Ak návrh prijme pozmeňovací návrh, stačí zmeniť jeho slová v poznámkach. Nie je potrebné poznamenať, že došlo k zmene a doplneniu, pokiaľ nie je kontroverzný a nevyvoláva veľa diskusií.

5. 

   Vypočujte si správy a získajte ich kópie. Kedykoľvek sa nahlas prečíta správa, novinka alebo podobne, poznačte si názov dokumentu a kto ho číta, alebo podvýbor, ktorý ho vypracoval. Ak po čítaní nasleduje pohyb, zaznamenajte ho ako akýkoľvek iný.
   • Je praktickejšie získať kópiu na konci stretnutia. Vytvorte poznámku, aby ste neskôr požiadali čitateľa alebo vedúceho schôdzky o kópiu, a túto kópiu priložte k prepisovanej zápisnici.
   • Ak nie sú k dispozícii žiadne kópie, všimnite si, kde je uložený pôvodný dokument. Možno budete musieť po stretnutí požiadať o tieto informácie.
   • Ak člen urobí namiesto čítania dokumentu ústnu správu, napíšte krátke a objektívne zhrnutie správy bez toho, aby ste zachádzali do podrobností alebo aby ste hovorcu citovali doslovne.

6. 

   Zaznamenajte vykonané alebo nahlásené akcie. To zahŕňa kontrolu úloh pridelených na poslednej schôdzi a nové akcie. Zostal niekto písať list? Zapíšte si meno osoby a pokyny.
   • V závislosti od formality stretnutia môže veľa z týchto akcií spadať pod klasifikáciu „návrhov“. Pri menej formálnych stretnutiach bude možno potrebné mať otvorené uši aj pre menej jasne organizované rozhodnutia.
   • Stručne uveďte odôvodnenie rozhodnutia, ak je dané.

7. 

   Zaznamenajte všetky procedurálne body a rozhodnutia. Kedykoľvek sa vznesie námietka proti postupu, spíšte si úplnú námietku a jej základ, ako aj celé rozhodnutie prezidenta.
   • Zahrňte akékoľvek odkazy na Robertov poriadok, pravidlá organizácie alebo protokol spoločnosti.

8. 

   Zhrnutia diskusií si zapisujte, iba ak o to budete požiadaní. Oficiálne je v zápisnici zaznamenané, čo bolo hotový, nie čo bolo povedalSplňte však všetky konkrétne požiadavky, ktoré vám organizácia dá.
   • Pri zaznamenávaní diskusií buďte čo najobjektívnejší. Zahrňte konkrétne body, nie názory, a minimalizujte použitie adjektív a prísloviek. Vaším cieľom je písať sucho, vecne a zdĺhavo!
   • Počas zhrnutia diskusie nepomenujte ľudí. Je obzvlášť dôležité, aby ste to nerobili v búrlivých diskusiách, ktoré by vás mohli uraziť.

9. 

   Na konci stretnutia konce zviažte. Zapíšte si čas, kedy to skončilo, a nezabudnite získať kópie správ alebo pripomenúť niekomu, aby vám ich poslal.
   • Prezrite si svoje poznámky a zistite, či niečo chýba alebo potrebuje vysvetlenie. Ak sa potrebujete niekoho na niečo opýtať, urobte to skôr, ako ten človek odíde.

Časť 3 zo 4: Prepis zápisnice

1. 

   Tento proces začnite čo najskôr. Najlepšie je prepisovať úradné zápisnice ihneď po schôdzi, keď budú udalosti stále v čerstvej pamäti.

2. 

   Pomocou počítača zadajte poznámky k schôdzke. Možno ste to už mohli urobiť, ak ste používali notebook. Uložte si poznámky a na pár minút založte nový dokument, aby ste mohli porovnať tieto dve veci vedľa seba.

3. 

   Naformátujte poznámky do usporiadaných odsekov. Každý nový návrh, rozhodnutie alebo procedurálna námietka musí byť v samostatnom odseku. Pri ich formátovaní sa uistite, že:
   • Použili ste správny pravopis a gramatiku. Ak je to potrebné, použite kontrolu pravopisu.
   • V celom texte použil rovnaký čas. Použite perfektný minulý čas alebo súčasnosť, ale nestriedajte ich v rovnakom dokumente.
   • Bolo to čo najobjektívnejšie. Váš názor by nemal byť uvedený v zápisnici, pretože sa snažíte vytvoriť objektívny záznam, ktorý môže použiť každý.
   • Používal jednoduchý a presný jazyk. Akýkoľvek nejasný jazyk musí byť nahradený presnými slovami a zdobené popisy musia byť odstránené.
   • Zahŕňala iba prijaté opatrenia, nie diskusie. Pokiaľ od vás nebude žiadané, aby ste zapisovali diskusie, zamerajte sa na to, čo bolo hotový, nie čo bolo povedal.
   • Stránky očísloval pre ľahšiu orientáciu.

4. 

   Distribuujte návrh zápisnice členom. Každému pošlite kópiu pomocou kontaktných údajov v prezenčnej listine. Ak tieto informácie nemáte, mal by vás vedúci schôdzky kontaktovať.

5. 

   Získajte súhlas so zápisnicou. Na nasledujúcej schôdzi vás môže požiadať, aby ste si ju prečítali a poslali na schválenie. Ak je pohyb v poriadku, zapíšte si ho.
   • Ak sú zápisnice opravené pred prijatím, urobte v dokumente zmeny a na konci označte, že zápisnica bola opravená bez popisu konkrétnych opráv.
   • Ak je podaný návrh na opravu zápisnice po jej schválení, uveďte do príslušnej zápisnice presné slová tohto návrhu a informáciu o tom, či bol alebo nebol schválený.

Časť 4 zo 4: Použitie šablóny zápisnice zo schôdze

1. 

   Prejdite na web so šablónou stretnutia. Tieto vopred pripravené šablóny ušetria čas na usporiadanie minút a pomôžu predchádzať chybám.

2. 

   Venujte čas prehliadaniu jednotlivých stránok. Využite ich vyhľadávacie funkcie a prejdite si možnosti, aby ste našli to najlepšie pre vás.
   • Ak potrebujete konkrétny model, napríklad všeobecný alebo štandardný, vyhľadajte na webových stránkach svoje špecifické potreby a modely si stiahnite kliknutím na príslušné tlačidlá. Uložte ich na ľahko nájditeľné miesto, aby ste ich nestratili.

3. 

   Otvorte súbor. Po stiahnutí ho rozbaľte a otvorte v programe Microsoft Word alebo Excel. Na zlepšenie kvality a ľahšieho používania používajte najnovšiu verziu aplikácie Microsoft Word, pretože jej aktualizácia uľahčí prácu a umožní vám využívať výhody nových funkcií.

4. 

   V hlavičke pridajte logo svojej spoločnosti a autorské práva. Odstráňte vzorové logo, ale najskôr bez prečítania podmienok používania, z ktorých ste model získali. Koniec koncov, nie sú potrebné právne problémy, však?

5. 

   Zmeňte názov. V oblasti nadpisu zvýraznite slová „Stretnutie / skupina“ a napíšte názov svojej zápisnice.

6. 

   Zmeňte tému (voliteľné). Aby bol váš model minút krajší a profesionálnejší, zvážte zmenu farieb alebo výber hotovej témy. Je to jednoduché: nájdite kartu „Rozloženie stránky“ a postupujte podľa nej v časti „Farby a motívy“. Tam môžete prispôsobiť vzhľad svojho modelu a dokonca ho zosúladiť s farbami firemného loga.

7. 

   Pomenujte sekcie šablóny. V celom modeli by malo byť niekoľko názvov polí. Možno budete potrebovať viac alebo menej, alebo sa vám stále nepáči, ako sú sekcie pomenované. Prispôsobte ich tak, aby vyhovovali vašim potrebám pri stretnutí.

8. 

   Šablónu si uložte do svojho zošita, aby ste ju mohli vziať na schôdzky a robiť si minúty. Ak budete naďalej používať Microsoft Office, bude to rýchle a ľahké a budete môcť sledovať schôdzku ešte organizovanejšie a presnejšie ako doteraz. Prípadne môžete šablónu vytlačiť tak, že si ju zapíšete ručne, ale udržujte výšky polí, aby ste mohli vložiť toľko informácií, koľko potrebujete.

9. 

   Skontrolujte svoj model. Blahoželáme! Šablóna zápisnice z rokovania je hotová. Očakáva sa, že vaša produktivita a presnosť počas stretnutí exponenciálne stúpnu, keď teraz máte model, ktorý vás prevedie a usporiada si myšlienky. Ako pri každom projekte, aj tu si pozrite podrobnosti, aby ste zistili, či niečo chýba alebo nie je zmätené. Keď ste si istí, že je všetko v poriadku, dokončili ste model a budete pripravení na ďalšie stretnutia.

Tipy

• Zadajte zápisnicu ihneď po skončení schôdzky, pretože je lepšie uchovať si ju, kým sú udalosti stále čerstvé. Je tiež dôležité, aby účastníci dostali kópiu opatrení, ktoré musia prijať, čo najskôr po skončení stretnutia.
• Posaďte sa čo najbližšie k vedúcemu schôdzky, aby ste všetko počuli a požiadali o vysvetlenie bez toho, aby ste museli zvyšovať hlas.
• Uložte zápisnicu na bezpečnom mieste.
• Požiadajte ľudí, aby napísali svoje návrhy, aby ich nemuseli registrovať na mieste.
• Nebojte sa vyrušovať a kedykoľvek požiadať o vysvetlenie.
• Zápisnice sú veľmi dôležité: vedú sa a sú použiteľné po rokoch. Ak je problém legálny, reputácia niekoho môže závisieť napríklad od minút.
• Prečítajte si niektoré časti Aktualizované pravidlá objednávky Robert, najmä časť, ktorá hovorí o tom, že je sekretárkou.
• Zapisujte si veci hneď, ako sa stanú. Ak sa rovnaká téma vyskytne dvakrát, nezoskupujte ju.

Varovania

• Do zápisnice nedávajte príliš veľa detailov. Aj keď sa od vás žiada, aby ste zaznamenali diskusie, udržiavajte ich čo najstručnejšie a najobjektívnejšie. Obmedzte sa na to, aby ste informovali iba o hlavných bodoch, ktoré vzniknú, alebo budete ohromení a vyplňte dokumenty zbytočnými podrobnosťami.
• Osobné interpretácie a pocity osoby zodpovednej za zápisnicu by nemali byť súčasťou záznamov.
• Ak je časť stretnutia dôverná, č ohlásiť. Namiesto toho napíšte, že „výbor informoval, že diskusia bola dôverná. Preto sa nezaznamenávala.“
• Ak sa od vás žiada, aby ste zaznamenali dôvernú diskusiu, napríklad schôdzku medzi právnikom a vašim klientom, urobte tak do minúty oddelené a držte to ďalej od zápisníc z valného zhromaždenia. Označte to ako dôverné a objasnite, kto k nim bude mať prístup.