Obsah

• kroky
• varovanie

Podmienky a zásady ochrany osobných údajov sú dôležitými právnymi dokumentmi pre akékoľvek podnikanie. Prvý z nich objasňuje práva a povinnosti spoločnosti a spotrebiteľa. Tie popisujú, ako organizácie udržiavajú a používajú osobné informácie zákazníkov. Na internete nájdete zdroje, ktoré vám pomôžu vytvoriť si vlastné zmluvné podmienky a zásady ochrany osobných údajov vhodné pre vašu konkrétnu situáciu, ale pred dokončením týchto dôležitých právnych dokumentov by ste sa mali vždy poradiť s právnikom malého podnikania.

kroky

Časť 1 zo 4: Príprava na vytvorenie zmluvných podmienok

1. 

   
   
   Pochopte dokument. Zmluvné podmienky sú základom interakcie vašej spoločnosti so zákazníkmi a určujú, ako bude vaša spoločnosť súvisieť so spotrebiteľmi. Podmienky vyjadrujú vaše postupy a procesy, obmedzujú vašu právnu zodpovednosť a uzatvárajú zmluvy, s ktorými ste sa Vy a zákazník zaviazali. Môžete ich považovať za zmluvu medzi vašou spoločnosťou a zákazníkom. Určia vaše práva a povinnosti ako organizácia a aké sú práva a povinnosti vášho spotrebiteľa.
   • Nájdete štandardný dokument Zmluvných podmienok, ktorý je možné použiť ako návod na vytvorenie vlastného dokumentu.

2. 

   
   
   Naučte sa základné oblasti, na ktoré sa vzťahujú zmluvné podmienky. Presné informácie uvedené vo vašich podmienkach budú závisieť od typu spoločnosti, ktorú máte. Existuje však niekoľko základných oblastí, ktorým by sa mali zaoberať takmer všetky takéto dokumenty:
   • Produkty a služby;
   • Ceny a platby;
   • Záruky a záruky;
   • copyrightalebo autorské práva a ochranné známky;
   • Ukončenie služby.
   • Forum. Musíte uviesť doložku, v ktorej sa uvádza zákon, ktorým sa budú riadiť vaše zmluvné podmienky (napríklad zákony vášho štátu alebo krajiny).
   • Zmeny zmluvy. Musíte uviesť klauzulu, podľa ktorej môžete kedykoľvek zmeniť Zmluvné podmienky.

3. 

   
   
   Vytvorte zoznam zmluvných podmienok potrebných pre vašu spoločnosť. Po preskúmaní typov zmluvných podmienok bude jasné, ktoré sa vzťahujú na vašu konkrétnu situáciu a ktoré nie. Zapíšte si tie, ktoré by ste mali zahrnúť do svojho dokumentu.
   • Takmer každá organizácia musí obsahovať klauzuly o autorských právach, zmenách zmluvy a príslušných zákonoch.
   • Všetky spoločnosti, ktoré predávajú produkty, zahŕňajú klauzuly o vrátení tovaru, refundácii a strate.
   • Každá organizácia ponúkajúca služby musí obsahovať doložku, ktorá sa týka ukončenia tejto služby.
   • Ak tak urobíte odkaz pre ostatné weby musíte uviesť klauzulu, ktorá ich adresuje.
   • Ak na svoje stránky povolíte komentáre, musíte doložiť klauzulu, ktorá obmedzuje vašu právnu zodpovednosť za konanie, ako je napríklad zranenie.

4. 

   Identifikujte a preskúmajte všeobecné podmienky. Začnite tým, že na internete nájdete všeobecné šablóny termínov. Môžu byť dokonca upravené pre konkrétne krajiny, ako napríklad Brazília. Použitím pôvodného zoznamu ako referencie nájdete potrebné doložky v šablónach.Môžete ich vytlačiť a rozoslať, čo je relevantné pre vašu situáciu, a prečiarknuť, čo nie je. Vloženie do dokumentu v počítači môže tiež dobre fungovať.
   • Pamätajte, že každá firma je iná. Preto by ste si pri používaní všeobecného modelu mali prečítať tento dokument, aby ste preskúmali, ktoré aspekty fungujú a ktoré pre vašu spoločnosť nefungujú. Nikdy nepoužívajte všeobecný dokument bez toho, aby ste ho veľmi dobre prečítali.

5. 

   Vyhľadajte a prečítajte si zmluvné podmienky podobných spoločností. Po preskúmaní všeobecného modelu si prečítajte informácie od spoločnosti podobnej tej vašej. Ak napríklad predávate produkty online, môžete sa pozrieť na zmluvné podmienky internetového obchodu. Ak vaša spoločnosť poskytuje služby, ako je inštalácia ohrievačov a klimatizačných zariadení, prejdite na webovú stránku renomovanej spoločnosti v tom istom odvetví a skontrolujte si jej podmienky. Môžete ich vytlačiť a rozoslať, čo je relevantné pre vašu situáciu, a prečiarknuť, čo nie je.

Časť 2 zo 4: Navrhovanie vašich obchodných podmienok

1. 

   Ako referenciu použite svoje vzorky. Po zvážení potrieb vašej spoločnosti a vykonaní všetkých prieskumov ste pripravení vytvoriť si vlastné zmluvné podmienky. Pomocou dokumentov, ktoré ste zhromaždili ako referenciu, vyberte určité vety alebo úplné odseky, ktoré sa vzťahujú na vašu spoločnosť. Ak ste našli vzorku, ktorá sa zmestí presne tak, ako je, môžete použiť celý text. V tejto situácii môžete sledovať ukážku a pripraviť svoje Zmluvné podmienky pomocou tohto dokumentu.
   • Príklady spoločností podobných tej vašej budú najvhodnejšie.
   • Pomocou svojich vzoriek budete môcť prejsť všetky hlavné oblasti zmluvných podmienok, ktoré boli predtým uvedené, ako sú produkty a služby, a použiť príslušné informácie uvedené v príklade na vytvorenie svojich vlastných zmluvných podmienok.

2. 

   Definujte, ktoré produkty alebo služby vaša spoločnosť poskytne zákazníkovi. Počnúc nimi definujte klauzuly, ktoré môžu spôsobiť zámenu, napríklad použitie „tovaru“ na označenie vykonaných fyzických produktov alebo služieb. Okrem toho musíte uviesť informácie o tom, ako budú vaše pravidlá týkajúce sa týchto produktov a služieb oznámené zákazníkovi.
   • Napríklad: „Zásady vrátenia tovaru X sú k dispozícii na webovej stránke a tiež sú vytlačené na všetkých faktúrach a výpisoch“.
   • Upravte vzorové informácie pre svoje vlastné produkty a služby.

3. 

   Uveďte podmienky týkajúce sa stanovovania cien a platieb. Musíte vytvoriť oddiel, v ktorom sa uvedú, aké typy platieb prijímate, podmienky a čo sa stane, ak platba nebude prijatá v správny dátum alebo v správnej výške. Musíte tiež uviesť informácie o tom, čo cena zahŕňa a čo nie; napríklad, ak suma zahŕňa dane a poplatky. V tomto bode by sa mali uviesť všetky informácie o možnom zvýšení cien.
   • Táto časť obsahuje aj informácie o vrátení tovaru, refundáciách a stratách. Ak akceptujete vrátenie tovaru, musíte zákazníka informovať o zásadách vrátenia tovaru (napríklad 30 dní po zakúpení). Ak vrátite prostriedky, musíte spotrebiteľov informovať o lehotách.
   • Môžete tiež zahrnúť zrieknutie sa zodpovednosti. Informuje zákazníkov, že nie ste zodpovední za určité druhy strát. Môžete napríklad uviesť vyhlásenie, že nezodpovedáte za výrobky, ktoré sa počas vrátenia zásielky zlomia.

4. 

   Objasnite záruky a záruky. Stanovte podmienky všetkých záruk alebo záruk vrátane platnosti a podmienok, ktoré ich rušia.

5. 

   Uveďte vyhlásenia copyright. Aby ste ochránili svoje pôvodné dielo, musíte uviesť vyhlásenia copyright, Svetu informujú iba o tom, že ich dielo je originálne a že je chránené autorskými zákonmi. Takéto vyhlásenie musí obsahovať slovo copyright a „c“ v kruhu (©), okrem dátumu uverejnenia a mena autora alebo vlastníka autorských práv. Ak máte ochranné známky, musíte ich uviesť aj vo vyhlásení.
   • Ak vaše podnikanie zahŕňa webovú stránku alebo účet sociálnych médií, na ktorých môžu zákazníci uverejňovať príspevky, odlíšte ich duševné vlastníctvo od toho, čo zostane jeho duševným vlastníctvom.

6. 

   Ďalšie informácie o ukončení vzťahu. Musíte uviesť informácie o tom, ako môžu spotrebitelia ukončiť svoj vzťah s vašou spoločnosťou, čo môže zahŕňať spôsob zrušenia alebo zrušenia účtu a zastavenia poskytovania služieb.

7. 

   Obmedzte svoju právnu zodpovednosť. Spoločnosti môžu niesť zodpovednosť za celý rad vecí, pokiaľ ich zmluvné podmienky neobsahujú konkrétne slová, ktoré obmedzujú túto zodpovednosť. Napríklad, ak máte telocvičňu, môžete obmedziť svoju zodpovednosť tvrdením, že nie ste zodpovední za tých, ktorí sa na vašom majetku zrania. Priložte vyhlásenie, ktoré určuje, za čo nemôžete byť braný na zodpovednosť.
   • Ako ďalší príklad, ak vaša spoločnosť obsahuje webovú stránku alebo účet sociálnych médií, musíte uviesť vyhlásenie, ktoré vysvetľuje, že nie ste zodpovední za presnosť pripomienok tretích strán. Môžete tiež uviesť, že takéto komentáre nepodporujete.
   • Ďalším bežným typom právnej zodpovednosti je krádež osobných údajov. Ak nebudete informácie pre spotrebiteľa uchovávať v bezpečí, môžete niesť zodpovednosť za straty, ktoré utrpia v dôsledku krádeže týchto informácií. Môžete však uviesť vyhlásenie o odmietnutí zodpovednosti za krádež, ak zákazník nepoužije silné heslo.
   • Aj keď vás vaše vyhlásenie úplne nechráni pred obvinením zo strany poškodenej strany, môže to minimalizovať vaše poškodenie.

8. 

   Vyhľadajte právnika, ktorý vašu prácu skontroluje. Zmluvný špecialista môže zabezpečiť, aby vaše zmluvné podmienky obsahovali všetko, čo potrebujete na ochranu seba a svojej firmy. Môže tiež zistiť, či je váš dokument v súlade so zmluvným právom. Viac informácií o tejto oblasti práva si môžete prečítať online.

Časť 3 zo 4: Porozumenie zákonným požiadavkám na zásady ochrany osobných údajov

1. 

   Uvidíte, či potrebujete Zásady ochrany osobných údajov. Ak zhromažďujete osobné informácie o zákazníkoch, či už prostredníctvom transakcií alebo prostredníctvom návštevy webovej stránky alebo stránky na sociálnych sieťach, musíte mať platné Zásady ochrany osobných údajov. Zaväzujete sa používateľov, ako budete zhromažďovať, používať, zdieľať a chrániť ich údaje. V Brazílii upravuje záležitosti ochrany osobných údajov Marco Civil. Portál Internet Safe, ktorý organizuje Riadiaci výbor pre internet v Brazílii (CGI.br), obsahuje aj časť venovanú otázkam ochrany súkromia v sieti.

2. 

   Pochopte typy klauzúl v Zásadách ochrany osobných údajov. Tieto dokumenty obsahujú niekoľko rôznych ustanovení, medzi ktoré môžu patriť okrem iného tieto dokumenty:
   • Aké informácie zhromažďujete: Môžete zhromažďovať e-mailové adresy alebo citlivejšie informácie, ako sú telefónne čísla, adresy, čísla kreditných kariet alebo čísla sociálneho zabezpečenia.
   • Ako používate zhromažďované informácie: Tieto informácie môžete použiť na komunikáciu so zákazníkmi alebo na získanie nových produktov.
   • Ak poskytnete informácie iným a komu: Napríklad, ak používate dopravcu, ktorému poskytujete informácie o zákazníkoch, budete musieť tento bod uviesť v Zásadách ochrany osobných údajov.
   • Možnosť kedykoľvek zmeniť politiku: je dôležité vyhradiť si právo zmeniť svoju vlastnú politiku.
   • Klauzula o údajoch o registrácii: oznamuje používateľom, že určité informácie sa zaregistrujú v prehliadači, ktorý používajú, a na serveri, ktorý používate.
   • Klauzula o cookies: Webové stránky vo všeobecnosti ukladajú cookies do počítačov a tento typ klauzuly upozorňuje používateľov, že tomu tak je.
   • Kontaktné informácie pre používateľov, ktorí majú otázky alebo obavy týkajúce sa ochrany osobných údajov: Ak máte nejaké otázky týkajúce sa vašich pravidiel, musíte im poskytnúť spôsob, ako vás kontaktovať.
   • Doložky o menej významných stránkach: ak vaše stránky slúžia neplnoletým osobám, musíte sa naučiť konkrétne pravidlá ochrany osobných údajov pre deti a mládež. Prezrite si internetový občiansky rámec a štatút dieťaťa a dospievajúcich.
   • Doložky o zdravotných plánoch. Ak vaša spoločnosť poskytuje zdravotné poistenie obyvateľstvu, vaša politika musí byť v súlade s doplnkovým štandardom výmeny zdravotných informácií (TISS). Viac sa o tom môžete dozvedieť na webovej stránke Národnej doplnkovej zdravotníckej agentúry (ANS).

3. 

   Nesľubujte viac, ako dokážete splniť. Častou chybou v zásadách ochrany osobných údajov je niečo ako: „Vaše osobné informácie nezdieľame so žiadnymi tretími stranami.“ Bohužiaľ, vzhľadom na povahu online predaja a operácií neexistuje v zásade žiadny spôsob, ako sa vyhnúť zdieľaniu týchto informácií. Napríklad banka, ktorá spracováva platbu uskutočnenú kreditnou kartou, bude musieť získať aspoň časť informácií spotrebiteľa. Vyhlásenia, ako je uvedené, vás môžu dostať do problémov, preto je dôležité požiadať právnika, aby preskúmal vaše zásady ochrany osobných údajov.

4. 

   Ak chcete ísť príkladom, vyhľadajte a prečítajte si zásady ochrany osobných údajov z dôveryhodných zdrojov. Ak chcete nájsť pravidlá pre rôzne spoločnosti, zadajte do ktoréhokoľvek vyhľadávacieho nástroja výraz „zásady ochrany osobných údajov“. Zásady ochrany osobných údajov spoločnosti Yahoo sú dobrým príkladom. Môžete tiež hľadať modely na webových stránkach, ktoré sa zaoberajú právnymi problémami.

Časť 4 zo 4: Navrhovanie zásad ochrany osobných údajov

1. 

   Navrhnite svoje pravidlá pomocou vzoriek ako sprievodcu. Môže byť jednoduchšie vytlačiť politiky alebo ich vystrihnúť a vložiť do dokumentu v počítači. Pri kontrole ďalších pravidiel ochrany osobných údajov si poznačte, čo platí a čo sa netýka vašej situácie. Zlikvidujte to, čo sa zjavne nehodí, a uschovajte si, čo je vhodné. Preskúmajte, čo je vhodné, ale je potrebné prispôsobiť ho lepšie. Po skontrolovaní a označení vzoriek použite ich spolu s poznámkami na vytvorenie vlastných zásad ochrany osobných údajov.
   • Vaše pravidlá by mali obsahovať klauzuly, ktoré popisujú informácie, ktoré ste zhromaždili a ako sa budú používať a zverejňovať.
   • Musíte tiež zahrnúť klauzulu, v ktorej sa uvádza, že politiku môžete zmeniť.
   • Zahrňte tiež klauzulu, ktorá uvádza, že určité informácie sú uložené v prehľadávačoch a serveroch (napríklad klauzula o registračných údajoch).
   • Musí byť tiež uvedená klauzula o tom, že môžete ukladať súbory cookie do počítačov používateľov.

2. 

   Uveďte politiku. Musíte jasne vysvetliť, ako zhromažďujete, spravujete a využívate osobné údaje svojich zákazníkov, najmä ak na spracúvanie platieb používate internet, ako to robí väčšina spoločností, alebo ak na zhromažďovanie informácií používate prieskumy a iné marketingové nástroje.
   • Ak píšete zásady ochrany osobných údajov, ktoré zahŕňajú váš web alebo sociálne médiá, musíte vysvetliť aj také položky, ako sú vaše pravidlá týkajúce sa súborov cookie, to znamená, ako vaše webové stránky ukladajú údaje prehliadania používateľov a ako zdieľajú spotrebiteľské informácie s ostatnými.
   • Ak vaše podnikanie zhromažďuje informácie od detí a dospievajúcich, musíte tiež opustiť svoju politiku v súlade so Štatútom pre deti a dorast a podľa toho, čo pre tieto prípady určuje Marco Marco da Internet.

3. 

   Ponúka spotrebiteľovi možnosť výberu. Dobré zásady ochrany osobných údajov umožnia zákazníkom vybrať si, čo spoločnosť so svojimi údajmi robí. Môžete napríklad zákazníkom ponúknuť možnosť nedostávať budúcu komunikáciu.
   • Poskytnúť prístup k týmto údajom. Vaši zákazníci musia mať možnosť skontrolovať informácie, ktoré zhromažďujete, menia alebo opravujú chyby, a z nejakého dôvodu požadujú vymazanie údajov.
   • Poskytnite spôsob podania sťažnosti alebo položenia otázky. Zákazníci musia mať jednoduchý a jasný spôsob, ako vás kontaktovať, ak majú otázky alebo obavy týkajúce sa vašich údajov.

4. 

   Chráňte svoje údaje. Urobte jasné a presné vyhlásenie o tom, ako zhromažďujete a chránite informácie svojich zákazníkov. V niektorých prípadoch možno ani neviete, ako sa zhromažďujú všetky vaše zákaznícke údaje, najmä ak vaša spoločnosť používa nástroje, ako sú mobilné aplikácie a cloudové úložisko. Porozprávajte sa s právnikom, ktorý sa špecializuje na zákony upravujúce transakcie online, alebo špecialistom na informačné technológie, aby vám pomohol presne pochopiť, ako a čo zhromažďujete a ukladáte.

5. 

   Poskytujte aktualizácie. Vaše zásady ochrany osobných údajov musia uvádzať, že ich môžete zmeniť a urobiť z nich zmeny jasné a dostupné. Môžete napríklad poslať e-mail s oznámením zmien alebo uverejniť aktualizovaný odkaz na svoje účty sociálnych médií.

6. 

   Najmite si právnika na kontrolu svojej práce. Odborník, ktorý sa špecializuje na zákony o ochrane súkromia, môže zabezpečiť, aby vaše pravidlá zahŕňali všetko potrebné na ochranu vás a vašej firmy. Môže tiež zabezpečiť, aby váš dokument bol v súlade s existujúcimi zákonmi o ochrane osobných údajov.

varovanie

• Informácie uvedené vyššie pozostávajú zo všeobecných pokynov súvisiacich so zákonom a žiadny v právnom vedení. Ak hľadáte právne poradenstvo, obráťte sa na právnika.
• Nie všetky právne formy a šablóny sú rovnaké. Niektoré modely online nemusia byť v súlade s platnými zákonmi. Pri identifikácii a spoliehaní sa na vzorové dokumenty na internete buďte opatrní.