Obsah

• Kroky
• Tipy
• Varovania

Každý, kto pracuje s tabuľkami programu Excel plnými dát, by si mal občas nájsť duplicitné informácie. Našťastie je možné ich nájsť pomocou funkcie „Podmienené formátovanie“ a odstrániť ich pomocou možnosti „Odstrániť duplikáty“ - týmto spôsobom bude dokument a údaje veľmi presné.

Kroky

Metóda 1 z 2: Použitie funkcie „Podmienené formátovanie“

1. 

   Otvorte pôvodný súbor. Prvým krokom je výber všetkých údajov, ktoré chcete preskúmať, či neobsahujú duplicitné položky.

2. 

   
   
   Kliknite na bunku v ľavom hornom rohu množiny údajov. Týmto spôsobom sa začne výberový proces.

3. 

   Držať dole ⇧ Posun stlačené a kliknite na poslednú bunku súboru v pravom dolnom rohu. Týmto sa vyberie celá množina údajov.
   • Na tomto postupe nezáleží na poradí: napríklad môžete najskôr kliknúť na bunku v pravom hornom rohu.

4. 

   
   
   Kliknutím na „Podmienené formátovanie“ otvoríte rozbaľovaciu ponuku. Táto možnosť sa nachádza na paneli nástrojov na karte „Domov“ (často v sekcii „Štýl“).

5. 

   Kliknite na položku „Zvýrazniť pravidlá buniek“ a potom na položku „Duplikovať hodnoty“. Počas procesu ponechajte bunky vybrané. Týmto spôsobom otvoríte okno s možnosťami prispôsobenia v inej rozbaľovacej ponuke.

6. 

   
   
   V rozbaľovacej ponuke kliknite na možnosť „Duplikovať sumy“.
   • Ak chcete zobraziť všetky hodnoty bez opakovania, kliknite na „Exkluzívne“.

7. 

   Vyberte farbu zvýraznenia pre duplicitné záznamy. V predvolenej konfigurácii používa program Excel svetločervené bunky a tmavú farbu pre informácie, ktoré obsahujú.

8. 

   Výsledky zobrazíte kliknutím na tlačidlo „OK“.

9. 

   Vyberte jednu z duplikovaných buniek a stlačte Del vymazať. Upozornenie: Neodstraňujte hodnoty, ak každá informácia predstavuje niečo iné (napríklad údaje z výskumu).
   • Po odstránení duplicitného záznamu sa podobná hodnota v inej bunke vráti do normálu.

10. 

    Znova kliknite na „Podmienené formátovanie“. Aj keď ste neodstránili opakované položky, pred zatvorením dokumentu budete musieť z buniek odstrániť zvýraznenie.

11. 

    Kliknite na možnosť „Vymazať pravidlá“ a potom na položku „Vymazať celé pravidlá tabuľky“. Týmto spôsobom odstráni farbu buniek s duplicitnými informáciami, ktoré ste neodstránili.
    • Ak formátujete viac častí tabuľky, vyberte konkrétnu oblasť a kliknite na tlačidlo „Vymazať vybraté pravidlá buniek“.

12. 

    Uložte zmeny do dokumentu. Ak ste so zmenami spokojní, gratulujeme! Práve ste našli a odstránili duplicitné položky v programe Excel!

Metóda 2 z 2: Používanie funkcie „Odstrániť duplicitné položky“

1. 

   Otvorte pôvodný súbor. Prvým krokom je výber všetkých údajov, ktoré chcete preskúmať, či neobsahujú duplicitné položky.

2. 

   Kliknite na bunku v ľavom hornom rohu množiny údajov. Týmto spôsobom sa začne výberový proces.

3. 

   Držať dole ⇧ Posun stlačené a kliknite na poslednú bunku súboru v pravom dolnom rohu. Týmto sa vyberie celá množina údajov.
   • V tomto procese nezáleží na poradí: napríklad môžete najskôr kliknúť na bunku v pravom hornom rohu.

4. 

   Kliknite na kartu „Údaje“ v hornej časti obrazovky.

5. 

   Na paneli nástrojov nájdite sekciu „Dátové nástroje“. Zahŕňa funkcie, pomocou ktorých môžete manipulovať s informáciami, ktoré ste vybrali, vrátane možnosti „Odstrániť duplikáty“.

6. 

   Kliknite na možnosť „Odstrániť duplikáty“. Týmto sa otvorí okno prispôsobenia.

7. 

   Kliknite na „Vybrať všetko“. Takto uvidíte, či sú vybrané všetky stĺpce.

8. 

   Začiarknite stĺpce, s ktorými chcete nástroj použiť. V predvolenom nastavení sú všetky zvýraznené.

9. 

   V prípade potreby kliknite na „Moje údaje obsahujú hlavičky“. Program teda bude klasifikovaný ako bunky prvého stĺpca ako hlavičky, čo ich vylúči z procesu.

10. 

    Po dokončení kliknite na tlačidlo „Ok“ a odstránite duplicitné položky. Program automaticky odstráni všetky vybrané hodnoty.
    • Ak program oznámi, že v dokumente nie sú duplikáty - iba vy vedieť ktoré existujú - skontrolujte jednotlivé stĺpce v okne „Odstrániť duplikáty“. Tento individuálny proces analýzy dokáže odhaliť problémy.

11. 

    Uložte zmeny do dokumentu. Ak ste so zmenami spokojní, gratulujeme! Práve ste našli a odstránili duplicitné položky v programe Excel!

Tipy

• Môžete tiež nainštalovať samostatný pomocný program na identifikáciu duplicitných hodnôt. Niektoré z nich vylepšujú funkciu podmieneného formátovania v programe Excel a umožňujú používateľovi použiť na identifikáciu buniek rôzne farby.
• Vymazanie duplicitných hodnôt môže byť užitočné pre tých, ktorí potrebujú skontrolovať zoznamy hostí udalostí, adresáre adries a podobne.

Varovania

• Uložte si svoj pokrok, kedykoľvek skončíte!