Obsah

• Kroky
• Otázky a odpovede pre komunitu
• Tipy

Ostatné oddiely

Ak patríte k ľuďom, ktorí majú domácu kanceláriu, či už pracujete z domu, alebo máte radi priestor na usporiadanie a platenie svojich účtov, udržiavanie poriadku je skvelý spôsob, ako zlepšiť svoju produktivitu a náladu. Váš pracovný priestor sa, bohužiaľ, časom mohol zmätiť a zaplniť papiermi, správami alebo poštou. Nemusíte sa však báť - je to ľahký problém. Vyhraďte si deň na upratovanie a potom implementujte prísny systém registrácie, ktorý zabezpečí domácu kanceláriu v poriadku a organizácii.

Kroky

Metóda 1 zo 4: Vymazanie a triedenie položiek

1. 

   Odložte si veci, ktoré skutočne používate každý deň. Aj keď časť harabúrd vo vašom stole a kancelárii môže pochádzať z vecí, ktoré ani nepoužívate, pravdepodobne existuje niekoľko predmetov, ktoré pravidelne používate. Často sa používajú predmety ako perá, zošívačky, bloky na písanie alebo zvýrazňovače. Vezmite tieto predmety a odložte ich na bezpečné miesto, aby ste sa ich náhodou nezbavili.
   • Ak si nie ste istí, čo je dôležité, strávte týždeň normálnou prácou a pri použití jednotlivých položiek si urobte poznámky. Do konca týždňa by ste mali mať zoznam vecí, ktoré ste použili, s uvedením, ktoré položky si máte nechať.

2. 

   
   
   Odstráňte zo stola všetky voľné veci, ktoré nepoužívate. Keď odložíte dôležité veci, urobte inventúru všetkého ostatného na stole. Pravdepodobne sú tu voľné papiere, rozbité perá, bankovky a iný neporiadok, na ktorý sa ani len nepozriete. Toto všetko vyprázdnite a vložte do krabice.
   • Nezabudnite si prezrieť všetky dokumenty, ktorých sa zbavujete, aby ste potvrdili, že v nich nie sú žiadne citlivé informácie, napríklad čísla bankových účtov. Ak existujú, skartujte tieto papiere namiesto toho, aby ste ich vyhodili celé.
   • Ak máte na stole pamiatky ako obrázky alebo suveníry, vložte ich do samostatnej škatule, aby ste ich náhodou nevyhodili.

3. 

   
   
   Vyprázdnite všetky zásuvky stola a kartotéky. Zásuvky môžete použiť ako skládku na odloženie vecí, na ktoré nemáte miesto, takže neporiadok by tu mohol byť dosť zlý. Začnite s prázdnou tabuľou a vyhoďte všetky zásuvky.Takto môžete zásuvky vrátiť na konkrétny účel, keď dáte veci späť.
   • Pri vyprázdňovaní zásuviek buďte opatrní, keby ste tam v priebehu rokov vložili niečo krehké.

4. 

   
   
   Zoraďte všetko, čo nájdete, do kategórií. Po odstránení všetkého zo stola a zásuviek sa môžete pustiť do triedenia. Rozdeľte položky do kategórií. Bežné môžu byť účty, pošta, pracovné správy, bežné kancelárske potreby alebo iné, ktoré sú pre vás osobné. Keď je všetko vyriešené, môžete to vrátiť oveľa organizovanejším spôsobom.
   • Vyrobte si tiež hromadu harabúrd pre veci, ktoré nepotrebujete alebo nepoužívate, a plánujte sa ich zbaviť.
   • Možno nájdete niektoré položky, ktoré sú dôležité, ale lepšie by sa hodili niekde inde. Recepty by mali byť napríklad v kuchyni. Ak tieto položky nájdete, presuňte ich inde.

5. 

   Vyhoďte všetko, čo nepoužívate. Pri triedení položiek oddeľte nepodstatné veci. Po dokončení triedenia vyhodte všetky haraburdy, aby ste vo svojej kancelárii otvorili viac priestoru.
   • Medzi dôležité položky patria obchodné záznamy, lekárske doklady alebo doklady totožnosti a bankové informácie. Nedôležité by boli zastarané výpisy alebo potvrdenia o kreditných kartách, zmenky, ktoré ste už zaplatili, a zdrap papiera alebo poznámky, na ktoré ste sa roky nepozerali. Môžete tiež nájsť voľné predmety, ktoré ste nechali v zásuvkách, keď ste nevedeli, čo s nimi ďalej.
   • Ak si nie ste istí, či niečo vyhodiť, vložte to do poľa s názvom „Dva týždne na to myslite“. Potom sa každé 2 týždne vráťte do krabice a urobte rozhodnutie o čomkoľvek v krabici.

6. 

   Poprášte svoj stôl a zásuvky, kým budú čisté. V okolí vašej kancelárie sa pravdepodobne nahromadil prach a nečistoty, najmä ak ste nejaký čas nečistili. Využite príležitosť a oprášte všetko, kým je stôl čistý. Predtým, ako všetko vrátite späť, stôl a zásuvky utrite vlhkou handrou alebo vlhkými utierkami.
   • Nezabudnite tiež vyčistiť počítač. Vytrite obrazovku a klávesnicu, aby celý pracovný priestor vyzeral sviežo.
   • Ak musíte, urobte nejaké ďalšie čistenie. Napríklad vysávanie kancelárie je dobrý spôsob, ako zabezpečiť, aby priestor vyzeral a pôsobil čistejšie.
   • Počas práce nechajte okno otvorené, aby ste pri čistení odfiltrovali všetok prach, ktorý sa vám nakopí.

Metóda 2 zo 4: Usporiadanie vašich papierových položiek

1. 

   Získajte kartotéku, ak ju ešte nemáte. Ak bol pôvodný neporiadok spôsobený nedostatkom úložného priestoru, môže tento problém vyriešiť kartotéka. Získajte skrinku, ktorá sa hodí do vášho kancelárskeho priestoru, a použite ju na triedenie všetkých svojich dokumentov a ďalších dôležitých predmetov, aby sa vám nehromadili na stole.
   • Označte všetky priečinky a oddeľovače súborov, ktoré používate v skrinke, aby ste mali prehľad.
   • Ak používate kartotéku, nezabudnite sa držať svojho informačného systému. Nehádžte veci do zásuviek bezcieľne.

2. 

   Každá zásuvka je vyhradená pre konkrétnu kategóriu. Zaobchádzajte s pracovným stolom a kartotékami ako so zásuvkami na odpadky. Priraďte každej zásuvke konkrétny účel, ktorý zodpovedá vašim kategóriám papiera, ako sú účty, lekárske záznamy, kancelárske potreby a podobne. Držte sa tohto systému, aby bol váš pracovný priestor usporiadaný.
   • Ak máte v jednej zásuvke niekoľko rôznych kategórií, na identifikáciu položiek použite priečinky so súbormi. Oddeľte faktúry, bankové výpisy a obchodné správy rôznymi priečinkami.
   • Ak máte tendenciu mať veľa náhodných predmetov alebo len ťažko vyhodíte veci, môžete jednu zásuvku venovať rôznym predmetom. Toto je kompromis, ktorý vám umožní udržať si neporiadok, ale izoluje ho na jednom mieste, aby sa nerozšíril.

3. 

   Označte všetky svoje priečinky, zásuvky a zakladače. Dobrý systém označovania vám pomôže dodržiavať organizačný plán. Každej zásuvke, priečinku, podložke alebo notebooku pridelte konkrétny účel a označte ich štítkom. Potom sa držte tohto systému vždy, keď niečo odkladáte, aby bolo všetko na správnom mieste.
   • Váš systém označovania môže byť jednoduchý, napríklad písanie účtov na priečinok. Ak dávate prednosť kreatívnejšiemu prístupu, skúste priečinky farebne označiť štítkami.
   • Ak vaše zásuvky nemajú oddiely na štítky, stačí použiť pásku maskovacej pásky a napísať na ňu fixkou. Ak sa účel zásuvky zmení, potom pásku stiahnite.

4. 

   Na dôležité dokumenty a súbory používajte stolný organizér. Desktopové organizéry sú malé koše s priehradkami, ktoré sa ľahko zmestia na stoly. Jeden z nich môžete použiť na triedenie pravidelne používaných papierov a priečinkov, aby boli hneď pred vami, keď ich potrebujete. Kúpte si ich v obchodoch s kancelárskymi potrebami alebo online.
   • Pre lepšiu organizáciu označte každú sekciu štítkom alebo farebným kódom.
   • Ak nemáte veľa vecí na zoradenie, namiesto celej kartotéky vám bude možno stačiť organizér pre počítače.

5. 

   Vytvorte poštovú stanicu na triedenie účtov a inej pošty. Pošta sa môže hromadiť na vašom stole a niekoľko nástrojov vám môže pomôcť znížiť prehľadnosť. Skúste použiť poštový kôš, ktorý sa pripája na vašu stenu. Toto usporiada vašu poštu a zabráni vám v práci.
   • Pomocou košíka „Do“ a „Von“ triedte poštu, ktorú ste už spracovali, a poštu, ktorú si ešte musíte pozrieť.
   • Ak je váš stôl dostatočne veľký, môžete na triedenie pošty použiť aj kôš alebo kôš na stole.

Metóda 3 zo 4: Zníženie spotreby papiera

1. 

   Tlačte iba to, čo je nevyhnutné na zníženie množstva neporiadku. Papier je jedným z hlavných dôvodov neporiadku v kancelárii. Pred tlačou si to dobre rozmyslite a položte si otázku, či skutočne potrebujete fyzickú kópiu týchto súborov. Ak nie, pozrite sa radšej na dokument v počítači a zabráňte hromadeniu papiera na stole.
   • Ako bonus navyše ušetríte peniaze za papier a atrament do tlačiarne. Lepšie pre životné prostredie je aj konzervácia papiera.
   • Ak pracujete z domu, väčšina vašich prác sa aj tak pravdepodobne deje digitálne, takže odolávať nutkaniu tlačiť je jednoduchšie, ako keby ste pracovali v kancelárii.

2. 

   Zbavte sa papierov a kníh, ku ktorým máte prístup online. Keďže je teraz toľko digitalizovaných položiek, veľa fyzických publikácií zaberá iba miesto. Ak si pravidelne prezeráte články, príručky alebo správy, zistite, či k nim máte prístup online. Ak je to tak, potom vaše fyzické kópie nie sú potrebné. Recyklujte ich alebo darujte, aby ste uvoľnili miesto.
   • Zmeňte svoje predplatné časopisov alebo časopisov a faktúry iba na digitálne médiá. To im bráni v hromadení sa vo vašej kancelárii.
   • Skôr ako sa ich zbavíte, pozrite sa, či môžete knihy predať alebo darovať. Knižnice a charity vždy hľadajú dary.

3. 

   Naskenujte dôležité papiere a recyklujte fyzické kópie. Mnoho vašich účtov a záznamov je možné digitalizovať. Získajte skener alebo ich urobte vysoko kvalitné fotografie, potom skartujte a recyklujte originály. Toto obmedzuje hromadenie papiera vo vašej kancelárii.
   • Nezabudnite na svojom počítači použiť dobrý systém registrácie, aby ste nestratili prehľad o dokumentoch. Všetko označte štítkom a uložte do priečinka.
   • Ukladajte citlivé dokumenty na pracovnú plochu a nepoužívajte cloudové úložisko. Môžu byť napadnuté hackermi a vaše informácie môžu byť odcudzené.

Metóda 4 zo 4: Upratovanie vášho stola a počítača

1. 

   Na usporiadanie svojich kancelárskych potrieb použite koše alebo koše. Perá, fixky, zošívačky a pásky môžu byť všade neprehľadné v hornej časti vášho stola. Zaobstarajte si plechovku alebo kôš na všetky tieto položky, aby ste ich mali pod kontrolou. Nezabudnite svoje nástroje na písanie vložiť späť vždy, keď ich použijete, aby sa znova nezostavili.
   • Ak máte niekoľko typov pier alebo popisovačov a chcete ich oddeliť, použite na rôzne predmety kôš s časťami.
   • Zásuvku môžete venovať väčším kancelárskym potrebám, ako je vaša zošívačka. Takto uvoľníte plochu pre dôležitejšie pracovné položky.

2. 

   Odpojte káble počítača a telefónu. Káble a káble môžu byť obrovským dôvodom neporiadku na pracovnom stole. Spustite ich k stolu zo smeru, ktorý ich drží v ceste. Napríklad nabíjacie káble môžu prechádzať za váš stôl a zostať ukryté.
   • Šnúry môžete držať mimo cesty pomocou klipov na suchý zips, ktoré sa dostanú pozdĺž vášho stola. Kúpite ich v obchodoch s kancelárskymi potrebami.
   • Ak je to možné, prepnite na bezdrôtové zariadenia, ako je USB klávesnica a myš. Tým sa zníži počet drôtov na vašom stole.

3. 

   Skombinujte si ikony na ploche počítača. Nezabudnite na plochu počítača. Ak budete mať všade veľa ikon, vaša pracovná stanica sa bude cítiť chaotická. Uvoľnite počítač tým, že vytvoríte priečinky na pracovnej ploche a súbory umiestnite na správne miesta. Vaša pracovná stanica bude potom vyzerať oveľa elegantnejšie.

4. 

   Inštalácia plávajúce police nad stolom pre viac úložného priestoru. Trochu úložného priestoru navyše vás môže zbaviť problémov s neporiadkom. Získajte zostavu plávajúcej police v železiarstve alebo si postavte svoj vlastný. Zaveste jeden alebo viac nad svoj stôl a získate nové vrstvy priestoru.
   • Nezabudnite udržiavať nové police usporiadané. Používajte ich na upratané skladovanie, nie ako miesto na vyhadzovanie vecí.
   • Závesné police môžu byť tiež dekoratívne. Váza alebo rámy na obrazy dodajú vašej kancelárii príjemnú atmosféru a uvoľnia váš stôl pre dôležitejšie predmety.

5. 

   Pokračujte v pravidelnom čistení, aby sa harabúrda znova nehromadila. Po vykonaní všetkých prác na odpojení vašej kancelárie sa nenechajte znova zmätiť. Pravidelne trochu čistite a preskupujte, aby váš pracovný priestor zostal čistý.
   • Ak potrebujete pripomenutie upratovania, skúste každý deň nastaviť deň, ktorý bude upratovacím dňom.
   • Vyvarujte sa nutkania nechať veci na stole alebo ich na konci dňa hodiť do zásuvky. Vráťte všetko na správne miesto alebo ho vyhodte, ak to nie je dôležité.

Otázky a odpovede pre komunitu

Tipy

• Počas pandémie COVID-19 nemusí byť na mnohých miestach prijatých darov. Ak darujete čokoľvek, mohlo by byť najlepším riešením ponechať ich pozastavené, kým pandémia neskončí.

Každý deň sa na wikiHow tvrdo snažíme, aby sme vám poskytli prístup k pokynom a informáciám, ktoré vám pomôžu žiť lepší život, či už vás bude udržiavať bezpečnejšie, zdravšie alebo zlepšovať vašu pohodu. Uprostred súčasnej krízy v oblasti verejného zdravia a hospodárskej krízy, keď sa svet dramaticky mení a my sa všetci učíme a prispôsobujeme sa zmenám v každodennom živote, ľudia potrebujú wikiHow viac ako kedykoľvek predtým. Vaša podpora pomáha wikiHow vytvárať podrobnejšie ilustrované články a videá a zdieľať našu dôveryhodnú značku inštruktážneho obsahu s miliónmi ľudí po celom svete. Zvážte, prosím, prispieť na wikiHow ešte dnes.