Obsah

• Kroky

Počet osobohodín predstavuje rozhodujúci prvok pri výrobe každého víťazného rozpočtu a je dôležitý aj pri účtovaní poplatkov za vykonanú prácu. Pretože práca predstavuje veľkú časť akejkoľvek zmluvy, je pre úspech v podniku nevyhnutný presný odhad a vykazovanie týchto hodnôt.

Kroky

Metóda 1 z 2: Odhad počtu osobohodín v rozpočte

1. 

   Rozdeľte projekt na časti. Prvá časť výpočtu, ktorú je potrebné urobiť, je rozdeliť projekt na menšie časti. Ďalej odhadnite počet hodín potrebných na absolvovanie každej z nich. Musia byť definované na základe typu použitej práce. Ak napríklad staviate byt, budete sa musieť popasovať s výkopmi, stavbami, elektrinou, vodovodmi a pod. Každá súčasť projektu musí byť zahrnutá do odhadu.

2. 

   
   
   Určite typ potrebných pracovníkov. To bude veľa závisieť od zložitosti úloh, ktoré sa majú vykonať. Na každý projekt nepotrebujete staviteľa.Jednoduchšie úlohy môžu vykonávať aj asistenti alebo učni. Definovanie tohto bodu je ťažšie pri väčších prácach, ktoré si vyžadujú kombináciu rôznych druhov pracovných síl, od jednoduchých až po zložité práce.

3. 

   
   
   Odhadnite čas potrebný na dokončenie jednotlivých komponentov. Keď určíte, kto bude zapojený, a požadovaný typ práce, odhadnite celkový počet pracovných hodín, ktoré budú strávené absolvovaním každej z nich od začiatku do konca. V tomto výpočte nezahŕňajte zlomy. Výsledný údaj predstavuje počet hodín vyhradenej práce potrebných na dokončenie kroku.
   • Ak už viete, aký typ práce sa má v danom kroku vykonať, môžete pre odhad použiť svoje znalosti z minulých projektov. Napríklad, ak ste si vedomí, že pracovník potrebuje na inštaláciu štyroch nových okien desať hodín, alebo dve a pol hodiny na jedno okno, je pravdepodobné, že váš súčasný projekt bude mať podobné časy.
   • Ak konkrétny krok v projekte obsahuje niečo, na čo nie ste zvyknutí, je dôležité vykonať výskum, aby ste pripravili odhad. V závislosti od projektu môžete byť schopní získať cenné informácie na internete alebo od iných dodávateľov. Je tiež možné zamestnať konzultanta ohľadom druhu požadovanej práce. Táto osoba vám bude schopná pomôcť odhadnúť počet hodín potrebných v danom kroku.
   • Pri odhadovaní zvážte také body, ako je náročnosť služby. Ak sú okná vo vašom projekte na siedmom poschodí budovy a okná v starom projekte boli na prízemí, zvýšte počet hodín na okno tak, aby odrážali tento rozdiel.
   • Zahrňte odhady času stráveného administratívnymi úlohami, ktoré môžu byť požadované v zmluve.

4. 

   
   
   Zahrňte hodiny pre vedúcich. Okrem správy záznamu podrobností a harmonogramu prác môžete zahrnúť aj hodnoty hodín pre stavebného majstra alebo manažéra zodpovedného za vedenie pracovníkov. Niektoré projekty môžu vyžadovať viac ako jedného vedúceho alebo vedúceho práce zodpovedného za rôzne časti projektu. V iných prípadoch budú určité projekty vyžadovať inú úroveň dohľadu. Môžete mať majstrov v rôznych fázach projektu a všeobecného vedúceho, ktorý ich bude všetkých viesť.

5. 

   Pomocou odhadov pripravte plán. Zákazník pravdepodobne určí termín na dokončenie projektu. Môže vás dokonca požiadať, aby ste v rozpočte uviedli minimálny termín pre tento záver. Pomocou krokov a časov výpočtu môžete vytvoriť plán. Definujte, ktoré komponenty je možné dokončovať súčasne a ktoré by sa mali robiť postupne, v prípadoch, keď začiatok jedného kroku závisí od dokončenia iného. Ak viete, kedy sa má každý krok dokončiť, môžete vydeliť hodnoty hodín potrebných na absolvovanie hodnotou za osem hodín dennej práce za zadané obdobie. Zvýšením alebo znížením počtu pracovníkov je teda možné predĺžiť alebo skrátiť termín projektu. Čím viac tejto sumy, tým rýchlejšie daný krok dokončíte.
   • Niektoré projekty môžu na splnenie harmonogramu vyžadovať dni dlhšie ako osem hodín alebo týždne dlhšie ako 40 hodín. Na to budú k dispozícii nadčasy, ktoré sa musia počítať.
   • Napríklad, ak máte na založenie domu mesiac a viete, že bude potrebných 1 000 hodín práce, vydeľte 1 000 počtom osemhodinových dní v mesiaci a vypočítajte počet pracovníkov, ktorí by mali byť prijatí dokončiť tento krok podľa plánu (1 000 projektových hodín / 20 pracovných dní v mesiaci = 50 hodín denne; 50 hodín denne / 8 hodín na pracovníka = 6,25 požadovaných pracovníkov). Zaokrúhlite počet pracovníkov nahor alebo nadol, aby ste získali celé číslo, a vykonajte úpravy podľa počtu dní potrebných na prácu.
   • Buďte realistickí, pokiaľ ide o počet pracovníkov, ktorí majú byť prijatí v danom časovom období. Ak je na dokončenie elektroinštalácie za týždeň potrebných sedem elektrikárov, cieľ nemusí byť reálny vzhľadom na dostupnosť elektrikárov v regióne. Možno bude potrebné predĺžiť harmonogram, aby sa zaistila dostupnosť pracovnej sily pre projekt.
   • Ak plánujete vykonať niekoľko krokov súčasne, na vykonaní každého kroku budú potrební samostatní pracovníci.

6. 

   Pripravte a odošlite rozpočet. Pridajte hodiny pre každý druh práce potrebnej na to, aby ste dosiahli celkovú hodnotu všetkých. Ak potrebujete iba jeden druh pracovnej sily, môžete všetky projektové hodiny spojiť do jedného čísla. Ak je naopak potrebných niekoľko druhov pracovných síl, rozpočet musí určiť celkový počet hodín, ktoré každý z nich vyžaduje. Je dôležité zahrnúť všetky náklady spojené s pracovnou silou vrátane daní a výhod. Okrem toho stojí za zváženie prípadné účtované ziskové rozpätie.
   • Ako príklad si predstavte, že vás najali na inštaláciu novej kuchyne v stredne veľkom dome. Projekt bol rozdelený do niekoľkých krokov, z ktorých každý vyžadoval inštalatérske práce, elektrinu a všeobecné stavebné práce. Rozpočet by mal okrem nákladov na každý z nich odrážať celkový počet osobohodín za elektrinu, vodovodné a stavebné práce.

7. 

   Postupom projektu upravte odhady osobohodín. Pretože odhady sú iba špekulácie, mali by ste ich aktualizovať pri vývoji projektu. Pravdepodobne budú zákazníkovi účtované poplatky za odpracované hodiny vášho tímu, takže by ste mu mali s pribúdajúcim časom poskytovať aktualizované hodinové odhady. To pomáha vyhnúť sa prekvapeniam, keď príde čas hovoriť o platbe.
   • Zahrňte „faktor prekvapenia“ s odhadom nárastu v dôsledku potenciálnych nepredvídaných udalostí. Táto hodnota závisí od zložitosti práce, dostupnosti pracovnej sily, závislosti od externých agentov a vzťahu medzi jedným a druhým procesom.
   • Väčšina odborníkov dáva jasne najavo, že rozpočet predstavuje odhad, že skutočné hodiny sa môžu líšiť a že zákazníci budú za celý projekt platiť celkovú odpracovanú hodinu. Je však možné, že chce zaplatiť sumu peňazí na základe odhadu, namiesto toho, aby to robil za hodiny práce. Venujte osobitnú pozornosť každému zmluvnému jazyku, ktorý posilňuje tento typ dohody, čo si vyžaduje veľmi dôkladné odhady zo strany dodávateľa.
   • Ak zákazník platí na základe celkového počtu odpracovaných hodín, nezabudnite, že rozpočet slúži ako odhad a bez primeraného odôvodnenia by ste nemali účtovať čiastku, ktorá je výrazne nad touto sumou. Ak narazíte na problémy a viete, že hodnota prekročí odhady, informujte zákazníka, aby ste predišli nedorozumeniam.
   • Uzavrieť písomnú zmluvu s definíciou prípadných výdavkov na vedľajšie práce. Zahrňte tiež postup identifikácie a schválenia týchto zmien, ako sú potrebné schválenia a dokumentácia.

Metóda 2 z 2: Definovanie počtu pracovných hodín v zmluvnej práci

1. 

   Získajte informácie od svojich pracovníkov. Uchovávajte presné záznamy o všetkých zamestnancoch pracujúcich na projekte. Musia obsahovať mzdové listy a všetky potrebné dokumenty. Ak používate technikov, elektrikárov, inštalatérov alebo iných pracovníkov s licenciou, je nevyhnutný dôkaz o vašich aktívnych certifikáciách. Toto je požiadavka vo väčšine inžinierskych a stavebných projektov, vo verejných a súkromných prácach. Je vašou zodpovednosťou ubezpečiť sa, že každý, kto pracuje na tomto webe, je certifikovaný, vrátane zmluvných tretích strán.
   • Za prácu na projekte môžete zaplatiť aj ľuďom, ktorí neboli zamestnaní. Zadaná práca pre vás, zmluvnú stranu a rozpočet sa doručí zákazníkovi s prihliadnutím na pracovnú silu. Aj keď nie sú vašimi zamestnancami, musíte mať v evidencii aj všetky údaje o certifikácii. Ako dodávateľ ste zodpovedný za zabezpečenie kvalifikácie všetkých dodávateľov pracujúcich na projekte, pokiaľ to nie je uvedené v zmluve.
   • Vládne zmluvy často vyžadujú ďalšie informácie týkajúce sa zamestnávateľa a zamestnancov, ktoré preukazujú ich súlad s právnymi predpismi. Môže byť potrebné zaznamenať okrem zaplatenej sumy aj údaje, ako sú pohlavie, vek alebo pôvod, ako záruka, že na pracovisku nedôjde k diskriminácii. Ak máte vládnu zmluvu, pozorne si ju prečítajte a postupujte podľa všetkých pokynov týkajúcich sa prenájmu a registrácie, aby ste sa vyhli problémom s platbami.

2. 

   Označte obdobie odpracované zamestnancami. Na doručovanie presných správ potrebujete spoľahlivú metódu zaznamenávania počtu hodín odpracovaných zamestnancami. Je možné použiť stopky alebo dokonca časový rozvrh, ale tieto záznamy je potrebné skontrolovať, aby sa potvrdila ich presnosť. V závislosti od zmluvy môžete byť predmetom pravidelných auditov, pri ktorých sa môže vyžadovať dôkaz o oprávnenosti zaznamenaných hodín.
   • Jedným zo spôsobov, ako zabezpečiť presné meranie času, je prideliť supervízorov každému pracovníkovi alebo skupine pracovníkov. Na konci týždňa, keď každý z nich pošle svoj formulár, bude môcť vedúci vykonať kontrolu a podpísať ju, aby sa ubezpečil, že informácie v nej sú pravdivé. Vyhnete sa tak odosielaniu kariet s neodpracovanými hodinami.
   • Môžete tiež použiť elektronický bodový systém na zaznamenanie práce všetkých na projekte. Systém však musí byť kontrolovaný, aby sa zabránilo zneužitiu. Ak je hodinový záznam spochybnený, je dôležité vedieť dokázať, že je to tak.
   • Vládni klienti musia zhromaždiť všetky tieto informácie pred zaplatením dodávateľom, pretože na zaplatenie práce používajú peniaze z daní od obyvateľov. Pri hlásení odpracovaných hodín v týchto situáciách sa dá očakávať značná úroveň dohľadu. Dôsledne postupujte podľa všetkých pokynov na nahlasovanie uvedených vo vašej zmluve.

3. 

   Zasielajte zákazníkovi pravidelné správy o platbách. V zmluve musí byť uvedená frekvencia odosielania človekohodín na prijatie platby. Pri odosielaní týchto správ pravdepodobne doručíte platobné údaje a dokumenty týkajúce sa počtu odpracovaných hodín, pri porovnaní tejto sumy a fakturácie s predtým zadanými odhadmi. Ak existujú značné rozdiely medzi počtom odpracovaných hodín a odhadmi, budete musieť zákazníkovi podrobnejšie vysvetliť tieto zmeny.

4. 

   Použite záznamy na prípravu budúcich odhadov. Na konci projektu budú informácie o odpracovaných hodinách veľmi cenné, pretože vám poskytnú podrobnosti o tom, koľko času je potrebných na dokončenie konkrétnych projektov. Tieto údaje môžete použiť na vytvorenie hodinových odhadov, napríklad počtu hodín na meter štvorcový potrebných na pokrytie jedného štvorcového metra podlahy alebo času čakania po použití čerstvého cementu. Tieto údaje použite na zlepšenie budúcich rozpočtov a udržanie ziskovosti vášho podnikania.