Obsah

• Kroky
• Tipy
• Varovania

Tento článok ukazuje, ako automatizovať vykazovanie v programe Microsoft Excel. Nainštalujte si doplnok na dopytovanie a vytváranie prehľadov v tabuľke pomocou externých zdrojov údajov, ako sú MySQL, Postgres, Oracle atď. Ak sú údaje už uložené v tabuľke, naučte sa generovať, formátovať a exportovať výsledky pomocou makier. Kombináciu klávesov môžete definovať ako skratku, aby ste ešte viac zjednodušili vykonávanie príkazov. Excel má funkciu automatického nahrávania makier, ktorá nevyžaduje manuálne programovanie.

Kroky

Metóda 1 z 2: Použitie externého zdroja údajov (MySQL, Postgres, Oracle atď.)

1. 

   Stiahnuť ▼ Doplnok Kloudio na webovej stránke spoločnosti Microsoft. Je potrebné nadviazať spojenie medzi databázou a tabuľkami. Táto funkcia je kompatibilná aj s Tabuľkami Google.

2. 

   
   
   Vstúpte na stránku Kloudio a vytvorte nové pripojenie kliknutím na možnosť „Pripojenia“ a potom na položku „Umožňuje vytvoriť pripojenie!“. Vyberte typ databázy a zadajte potrebné informácie: poverenia, adresa servera (s portom), názov databázy, či bol použitý bezpečnostný protokol SSL a či je v produkčnom prostredí.

3. 

   
   
   Po nadviazaní spojenia medzi databázou a tabuľkovým procesorom je možné v programe Excel vytvárať dotazy a vytvárať správy s externými údajmi. Vytvorte prehľady na stránke Kloudio a vyberte ich v Exceli kliknutím na kartu Kloudio a tlačidlo Moje správy. Vyberte ďalšie požadované filtre a nastavte frekvenciu aktualizácií, napríklad: každý týždeň, každý deň alebo každú hodinu.

4. 

   
   
   Okrem toho môžete údaje vložiť do tabuľky a aktualizovať databázu. Vytvorte aktualizačnú šablónu na webovej stránke Kloudio a vykonajte zmeny manuálne alebo automaticky.

Metóda 2 z 2: Používanie údajov tabuľky

1. 

   Ak chcete pracovať s údajmi, ktoré sú už uložené v tabuľkách programu Excel, môžete prehľady automatizovať pomocou makier. Makrá sú funkcie, ktoré vám umožňujú vykonávať zložité a opakujúce sa úlohy automaticky.

2. 

   Otvára program Excel. Dvakrát kliknite (alebo jedným kliknutím, ak používate Mac) na ikonu, ktorá má biele „X“ na zelenom pozadí a na karte „Nové“ vyberte možnosť „Prázdny zošit“.
   • V prípade verzie pre systém Mac kliknite na ikonu Súbor je na Nový zošit v rozbaľovacej ponuke.
   • Je tabuľka, ktorú chcete automatizovať, pripravená a uložená? Otvorte ho priamo dvojitým kliknutím na súbor.

3. 

   Zadajte údaje tabuľky. Ešte ste nezadali názvy stĺpcov a informácie? Urobte to skôr, ako budete pokračovať.

4. 

   Povoliť Vývojár. Sprievodca pre Vývojár v programe Excel sa predvolene nezobrazuje. Podľa operačného systému zariadenia postupujte podľa nasledujúcich pokynov:
   • Windows - kliknite dovnútra Súbor > možnosti (posuňte sa do dolnej časti obrazovky). V okne, ktoré sa otvorí, vyhľadajte Prispôsobte si stužku na pravej strane a začiarknite políčko Vývojár, ktorý je jednou z posledných položiek Hlavní sprievodcovia. Stlačte gombík Ok.
   • Mac - kliknite dovnútra Excel > Predvoľby .... Vyhľadať Stuha a panel s nástrojmi a začiarknite políčko „Vývojár“ v časti „Hlavní sprievodcovia“. Stlačte gombík Zachrániť.

5. 

   Kliknite na kartu Vývojár. V pravom hornom rohu okna by sa mala zobraziť nová karta. Kliknutím na ňu otvoríte príslušný panel s nástrojmi.

6. 

   stlač tlačidlo Záznam makra to je na paneli nástrojov. Malo by sa otvoriť malé okno.

7. 

   Pomenujte makro. Do poľa „Názov makra“ zadajte názov, ktorý vám uľahčí jeho identifikáciu.
   • Ak napríklad vytvárate makro na nakreslenie grafu s údajmi v tabuľke, môžete to nazvať „Chart1“ alebo niečo podobné.

8. 

   Definujte klávesovú skratku na spustenie makra. Stlačte ⇧ Posun a ďalší kľúč (napríklad T) na spustenie makra pomocou odkazu.
   • Na Macu musí byť kombinácia ⌥ Možnosť+⌘ Príkaz a kľúč (napríklad ⌥ Možnosť+⌘ Príkaz+T).

9. 

   Uložte makro do aktuálneho zošita. V ponuke poľa „Uložiť makro do“ vyberte možnosť „Tento zošit“, aby bol k dispozícii všetkým, ktorí k zošitu pristupujú.
   • Ak chcete zaznamenať makro, musíte súbor Excel uložiť v konkrétnom formáte.

10. 

    stlač tlačidlo Ok. Pripravený! Makro ste uložili a umiestnili do režimu nahrávania. Všetko, čo odteraz budete robiť, sa bude zaznamenávať, kým nekliknete na tlačidlo „Zastaviť nahrávanie“.

11. 

    Robte to, čo chcete automatizovať. Excel sleduje všetky vykonané kliknutia, stlačenia klávesov a možnosti formátovania a pridáva ich do zoznamu úloh v makre.
    • Napríklad vyberte údaje z tabuľky a vytvorte graf. Kliknite na kartu Vložte, vyberte požadovaný typ grafu a nakonfigurujte ho.
    • Ak chcete vytvoriť makro, ktoré pridá bunky DO 1 The A12, vyberte prázdnu bunku, napíšte = SUMA (A1: A12) je to z ↵ Zadajte.

12. 

    Stlačte gombík Zastaviť nahrávanie na paneli nástrojov karty Vývojár. Takže ukončíte nahrávanie a uložíte všetko, čo ste od vytvorenia makra vykonali.

13. 

    Uložte tabuľku ako súbor programu Excel s makrom. kliknite dovnútra Súbor > Uložiť ako. V rozbaľovacej ponuke poľa stlačte Typ a vyber si Zošit programu Excel s podporou makier ( *. Xlsm). Zadajte názov súboru, vyberte umiestnenie v počítači, kam chcete uložiť, a stlačte tlačidlo Zachrániť.
    • Ak nezmeníte typ súboru, makro sa neuloží ako súčasť zošita a ostatní používatelia ho nebudú môcť vo svojich počítačoch použiť.

14. 

    Spustite makro. Pri vytváraní makra stlačte kombináciu klávesov, ktorú ste vybrali. Excel musí opakovať úplne rovnaké kroky ako vy.
    • Ďalším spôsobom, ako spustiť makro, je kliknúť na tlačidlo Makrá tab Vývojár, vyberte meno a stlačte Bež.

Tipy

• Stiahnite si doplnky programu Excel iba z webových stránok spoločnosti Microsoft, pokiaľ vývojára nepoznáte a nedôverujete mu.
• Makrá sa dajú použiť na všetko, od jednoduchých úloh, ako je pridanie hodnôt alebo vytvorenie grafu, až po zložité funkcie, ako je vykonávanie rôznych operácií s hodnotami buniek, vytvorenie kontingenčnej tabuľky a vykonávanie mnohých typov formátovania.
• Po otvorení tabuľky s makrami aktivujte túto funkciu kliknutím na tlačidlo Povoliť obsah vo vnútri žltej bezpečnostnej správy v hornej časti okna.

Varovania

• Makrá opakujú úplne všetko, čo robíte počas ich zaznamenávania. Dávajte preto pozor, aby ste omylom nezadali nesprávnu hodnotu, neotvorili program, ktorý nechcete používať, alebo súbor vymazali.
• Funkciu je možné používať škodlivo, napríklad mazať dôležité súbory z počítača. Nikdy nespúšťajte makra z nedôveryhodných zdrojov!