Obsah

• Kroky
• Otázky a odpovede pre komunitu
• Tipy

Ostatné oddiely

Ak vám v e-maile IBM Notes chýba miesto, ale nie ste pripravení na mazanie e-mailov, zvážte ich archiváciu. Archivácia e-mailov znamená kopírovanie správ na iné miesto v počítači. Naučte sa, ako archivovať IBM Notes, aby ste vo svojom účte uvoľnili miesto pri ukladaní pôvodných e-mailov. Pomáha tiež počítaču a softvéru pracovať na špičkovej úrovni.

Kroky

1. 

   Obmedzte veľkosť poštového súboru. Veľkosť poštového súboru nesmie byť menšia ako 500 MB. (Niektoré organizácie môžu vyžadovať prísnejšie obmedzenia, napríklad 200 MB.)
   • Skontrolujte veľkosť svojich údajov v časti Súbor, Databáza, Vlastnosti. V Lotus 8 prejdite na Súbor, Aplikácie, Vlastnosti.
   • Kliknite na kartu „i“. Číslo za „Miesto na disku“ je údaj, koľko dát máte v súčasnosti v IBM Notes.

2. 

   
   
   Naučte sa vopred určené nastavenia vašej organizácie. Ak používate IBM Notes pre školu alebo prácu, pravdepodobne už existuje nastavenie archívu. Toto pomáha organizáciám kontrolovať množstvo e-mailov na používateľa, ako aj všeobecný výkon počítačov v organizácii. Ak sú nastavenia archívu už zavedené, obráťte sa na pracovníkov technických systémov, či je možné ich zmeniť.

3. 

   
   
   Určite požadované nastavenie archívu. Môžete archivovať všetky e-maily IBM Notes alebo vybrať konkrétne e-maily. Tiež sa budete musieť rozhodnúť, ako často chcete, aby sa IBM Notes archivovali.
   • Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
   • Prejdite do časti Akcie, Archív, Nastavenia.
   • Prejdite na kartu Kritériá a uistite sa, že je vybratá možnosť „Predvolené pre posledné úpravy“.
   • Kliknutím na tlačidlo „ok“ uložte zmeny.
   • Uistite sa, že sú povolené kritériá.

4. 

   
   
   Naplánujte automatické archívy. Plánovanie automatických archívov zaručuje, že archivujete pravidelne a dôsledne. Ušetrí vám to tiež čas.
   • Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
   • Prejdite do časti Akcie, Archív, Nastavenia.
   • Prejdite na kartu Časový plán. Uistite sa, že je vybratá možnosť „Naplánovať archiváciu“.
   • Vyberte vhodný čas a deň, kedy má počítač súbory archivovať.

5. 

   Ručne archivujte IBM Notes. Aj keď naplánujete automatickú archiváciu, môžete kedykoľvek archivovať manuálne.
   • Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
   • Otvorte poštu alebo priečinok, ktorý chcete archivovať.
   • Prejdite do časti Akcie, Archivovať, Archivovať teraz.
   • Kliknutím na tlačidlo Áno archivujete podľa svojich vopred určených nastavení.

6. 

   Archivujte pomocou metódy drag and drop. Toto je jednoducho ďalší spôsob manuálnej archivácie produktu IBM Notes.
   • Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
   • Otvorte poštu alebo priečinok, ktorý chcete archivovať.
   • Vyberte príslušné správy.
   • Presuňte správy do požadovaného archívu na navigačnej table.

7. 

   Zobraziť archivované správy. Aj keď ste e-mail archivovali, možno budete k nemu občas musieť získať prístup. Váš archívny súbor bude napodobňovať priečinky, ktoré ste nastavili vo svojom účte IBM Notes. Všetko zostane usporiadané tak, ako ste to navrhli.
   • Otvorte príslušnú aplikáciu (Mail).
   • Na navigačnej table kliknite na možnosť Archivovať.
   • Vyberte vhodný archív (tj. Predvolený pre poslednú zmenu).

Otázky a odpovede pre komunitu

Tipy

• Zálohujte si dôležité e-maily. Ak máte dôležité poznámky v aplikácii IBM Notes, nezabudnite ich skopírovať na iné miesto, napríklad na disk CD alebo DVD. Toto vám poskytne ďalšiu kópiu pre prípad, že by sa niečo stalo na serveri, alebo kópiu uloženú vo vašom osobnom počítači.
• Odstráňte staré a nepotrebné správy, najmä ak obsahujú prílohy. Pomôže vám to tiež zmenšiť veľkosť dát a výkon vášho počítača.